设备与实验室管理处廉政风险防控管理工作手册
发布人：高级管理员
发布日期：2018-06-19
目 录
（一）实验室建设与管理... 3
（二）设备物资采购管理... 3
（三）设备类固定资产管理... 3
（四）实验室安全管理... 3
二、 单位内部综合管理... 4
（一）招聘录用工作人员工作流程图及廉政风险点与防控措施... 4
（二）年度考核评优工作流程图及廉政风险点与防控措施... 6
（三）勤工助学招聘管理工作流程图及廉政风险点与防控措施... 8
（四）离职人员离校盖章工作流程图及廉政风险点与防控措施... 10
三、 实验室建设与管理... 12
（一）教学仪器设备费下拨流程图及廉政风险点与防控措施... 12
（二）保健津贴申请、审核和发放流程图及廉政风险点与防控措施... 14
四、 设备物资采购管理... 16
（一）贵重仪器设备及大宗物资购置论证流程图及廉政风险点与防控措施... 16
（二）网上竞价采购审批流程图及廉政风险点与防控措施... 18
（三）货比三家采购审批流程图及廉政风险点与防控措施... 21
（四）合同签订流程图及廉政风险点与防控措施... 23
（五）外贸免税主要业务流程图及廉政风险点与防控措施... 25
（六）验收流程图及廉政风险点与防控措施... 29
五、 设备类固定资产管理... 31
（一）设备类固定资产报增审批流程及廉政风险点与防控措施... 31
（二）设备类固定资产报废审批流程图及廉政风险点与防控措施... 33
（三）报废设备拍卖处置工作流程图及廉政风险点与防控措施... 35
六、 实验室安全管理... 37
（一）辐射工作场所管理流程图及廉政风险点与防控措施... 37
（二）危险化学废物回收流程图及廉政风险点与防控措施... 39
（三）麻醉品、精神药品、毒性药品或剧毒化学品申购审批流程图及廉政风险点与防控措施... 41
（四）生物废弃物回收流程图及廉政风险点与防控措施... 43
1. 教学实验室条件建设的组织实施和绩效考评；
2. 各级实验教学中心、实验教学示范中心的建设和管理；
3. 协助人事部门做好实验技术队伍建设和管理工作。
1. 贵重仪器设备及大宗物资购置论证；
2. 网上竞价管理；
3. 仪器设备和大宗物资采购合同管理；
4. 进口科教仪器设备免税申办及使用监管；
5. 仪器设备和大宗物资验收管理。
1. 设备、家具类固定资产报增、报减、报废、报失等；
2. 贵重仪器设备开放共享、绩效考评和管理系统建设；
3. 闲置设备调拨、报废设备维修再利用及对口捐赠；
4. 报废仪器设备、家具的回收及处置。
1. 实验室安全检查、风险评估、事故应急处置和调查处理；
2. 实验室化学安全、辐射安全、生物安全、特种设备和大型仪器设备安全管理；
3. 实验室危险品购置、使用与废弃物处置管理；
4. 实验室安全宣传、教育、培训、考核及管理系统建设。
二、 单位内部综合管理
1. 招聘录用工作人员工作流程
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1.制订增人计划
综合科每年根据人员流动情况（含调离、退休等），拟定下一年度增员计划，经处领导审核后报人力资源管理处审批。
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2.发布招聘信息
上报招聘人员审批表，并附招聘启事，报人力资源管理处审批及发布招聘信息。
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3.应聘材料审核
应聘人员提交申请材料，综合科负责材料审核面试资格，并报人事管理科审核。
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4.组织面试
人力资源管理处、其它单位代表（招聘科级干部时必须要，一般管理人员不作要求）、处领导及相关科室负责人组成面试小组，对应聘人员进行面试并评分。
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5.聘用材料报送
综合科汇总面试材料后提交处长办公会讨论，报送人选并填写相关材料报人力资源管理处审批。
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6.录用
人力资源管理处下达录用通知，综合科通知录用人员办理调动（入职）手续，签订合同。
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2. 聘录用工作人员工作流程中风险点及防控措施
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风险点
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风险点表现形式
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责任岗位
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责任领导
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风险等级
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防控措施
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2．招聘信息指向性强
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在招聘信息中加入指向性明确的信息，指定招聘某人。
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综合管理科科长岗
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处长
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中
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除专业性强的岗位，其它岗位采用通用招聘用语，并由人力资源管理处进行信息审核把关。
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3．材料审核不严。
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未能认真核实材料或隐瞒真实条件，使不符合条件人员进入面试。
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综合管理科科长岗
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处长
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中
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1.加强责任意识和廉政教育。
2. 人力资源管理处进行材料最终审核。
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5．不按程序办理。
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录用评分低的人员。
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综合管理科科长岗
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处长
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中
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1. 人力资源管理处监督和外单位评委参与。
2.评委评分汇总原件报人力资源管理处备案。
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1. 年度考核评优工作流程
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1.成立处考核工作领导小组
负责本处年度考核的组织实施、考核等级的评定工作。
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3.各科室推荐优秀人选
各科室根据本年度个人工作情况评选出优秀人选。
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2.个人准备材料
综合科通知各科室人员填写年度考核表和年度工作总结。
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4.民主测评
副处以上实职干部在全处大会上述职，进行民主测评。
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5.评选年度考核优秀人选
考核领导小组按学校下达的指标投票评出科级（含）以下人员优秀人选，根据民主测评情况推荐副处以上人员优秀人选。
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6.材料汇总上报
综合科长根据领导小组会议讨论结果，填写考核意见和各种汇总表，处长审批后，将科级及以下人员年度考核表及相关汇表报人力资源管理处，将副处实职干部年度考核表报组织部。
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7.公示考核结果
人力资源管理处和组织部下发最后的考核结果，处内进行公示。
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2. 年度考核评优工作流程中风险点及防控措施
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风险点
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风险点表现形式
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责任岗位
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责任领导
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风险等级
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防控措施
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3.评选不认真
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科室年度考核评优流于形式，人员轮流评优。
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各科室科长岗
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各分管处领导
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中
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1.加强宣传教育，使大家了解评优的意义。
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5.评选不公平
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评优工作小组在评优过程中主要负责人一人说了算。
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综合管理科科长岗
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处长
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中
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1.通过投票推优。
2.公示。
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1. 勤工助学招聘管理工作流程
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1.设岗申请
根据工作需要和学生处下达的经费预算，提交设岗申请。学生处审批后挂网公开岗位招聘信息。
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2.面试录用学生
组织各科室负责人对申报岗位的学生进行面试，确定录用人选。
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4.考勤
各科室负责对所用学生助理进行日常考勤。
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5.报酬发放
每月5日前（节假日顺延）综合科将各科室学生助理考勤记录录入系统，打印出勤工助学劳务报酬审批表， 请学生助理、填表人、审核人、单位负责负责人签字后交学生处审核后，交由财务处发放到学生助理个人帐户。
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3. 学生助理培训
综合科负责对学生助理进行上岗基本要求培训，科室进行业务培训。
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2. 勤工助学招聘管理工作流程中风险点及防控措施
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风险点
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风险点表现形式
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责任
岗位
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责任领导
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风险等级
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防控措施
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1.虚报岗位
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虚报岗位需求。
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综合管理岗
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处长
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低
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1.加强教育。
2.学生处审核。
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4.工作人员不认真
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科室负责人员不认真考勤。
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科室负责学生助理考勤人员
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各分管处领导
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低
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1.加强责任意识教育。
2.报酬表打印出来需学生签字确认。
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5.虚报酬金
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负责系统上报人员不按考勤上报，与学生达成协议多报工作时间以套出学校的酬金。
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综合管理岗
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处长
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中
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1.加强岗位责任教育和廉政教育。
2.报酬表中需多人签名。
3.学生处规定每个勤工助学人员每月工作时数不得超过40小时。
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1. 离职人员办理离校盖章工作流程
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1设备管理科签字.
设备科负责人员在系统中查询离职人员是否名下还有设备资产未移交。离职人员名下无设备方可签字。
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2.合同管理科签字
合同管理科负责网上竞价人员在系统中查询离职人员是否还有在购设备或有已购设备但未办固定资产的设备。名下无设备后方签字。
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3.综合科盖章
印章管理人员看到设备管理科和合同管理科的签字后方可盖章。
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2. 离职人员办理离校盖章工作流程中风险点及防控措施
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风险点
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风险点表现形式
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责任岗位
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责任领导
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风险等级
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防控措施
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1．工作人员不认真
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1.负责人员查询不认真，漏查。
2.审核人与离职人员认识等原因未查询或隐瞒其名下有设备。
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资产管理岗
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分管处领导
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中
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1.加强岗位责任意识教育和廉政教育。
2.不定期固定资产盘点。
3.实行审核签字人留档倒查制度。
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2．工作人员不认真
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1.负责人员查询不认真，漏查。
2.审核人与离职人员认识等原因未查询或隐瞒其名下有设备。
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网上竞价管理岗
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分管处领导
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中
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1.加强岗位责任意识教育和廉政教育。
2.定期查未办固定资产原因。
3.实行审核签字人留档倒查制度。
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3．工作人员不认真
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1.负责人员审核不认真，只有一个科室签字或没有签字。
2.审核人与离职人员认识等直接盖章，造成学校财产损失。
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综合管理科长
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分管处领导
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中
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1.加强岗位责任意识教育和廉政教育。
2.定期查未办固定资产原因及不定期固定资产盘点。
3.实行审核签字人留档倒查制度。
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1. 教学仪器设备费下拨流程
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2.实验室科根据各教学单位教学仪器设备费使用情况及预算需求，向预算管理部门提出下一年的经费需求。
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1.学院提交年度《教学仪器设备费使用情况及预算报告》，对本年度经费使用情况进行分析，并提出下一年经费预算。
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3.预算管理部门每年下达年度教学仪器设备费，我处根据《中山大学实验室经费管理办法》将经费款项再通过核算中心下拨给各教学单位。
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4.按实验教学规律及课程开设时间，我处分别在春季学期初、秋季学期初分批通过核算中心下拨经费到各教学单位，以保障实验教学课程如期、正常开设。
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2. 教学仪器设备费下拨流程中风险点及防控措施
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风险点
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风险因素分析
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责任岗位
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责任领导
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风险
等级
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防控措施
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1.教学单位提出的预算需求与实际情况不符
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1.教学单位对实验教学需求把握不准确；
2.未认真做好实验教学需求的调研工作；
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实验室建设岗
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分管处领导
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低
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1、建立年度经费使用情况分析及预算制度，要求各教学单位提交《教学仪器设备费使用情况及预算报告》；
2、要求各教学单位对各自年度经费使用情况进行分析，同时根据教学计划提出下一年经费预算。
3、职能部门根据学校实际情况和学院需求进行统筹，向学校申请下一年的经费预算。
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4.教学仪器设备费未能完全满足实验教学需求
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1.建立相关经费管理制度；
2.通过日常管理工作，及时了解、掌握教学实验室的基本情况、运行规律和相关需求；
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实验室建设岗
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分管处领导
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中
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1.根据《中山大学实验室经费管理办法》，从制度上规范和保障经费的下达、管理和使用；
2.统筹考虑各单位实验教学工作量、教学仪器设备量、经费使用情况及实际需求，对经费进行下达和管理；
3.根据实验教学规律及课程开设时间，我处分别在春季学期初、秋季学期初分批通过核算中心下拨经费到各教学单位，以保障实验教学课程如期、正常开设。
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1. 保健津贴申请、审核和发放流程
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申请人条件：凡在实验室中从事有毒有害工作的教师、实验技术人员和其他工作人员
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1、申请人提出申请
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2、单位领导审批
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3、单位汇总并填写《中山大学从事有害作业人员保健费审核表》，盖公章
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4、每学期第一个月内，向实验室科申报
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5、实验室科审查后确定申请人申领保健津贴类别、等级标准、经费来源
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6、填写《中山大学保健费领取表》并附名单（均为一式两份）
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7、实验室科审核确定申领人出勤天数、应领金额、经费来源
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8、报主管处领导审批
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9、报人事部门主管领导审批
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10、到核算中心办理相关手续，领取津贴
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注：经费开支分担负责，有关细则按中山大学《关于从事有害健康工种人员营养保健的管理办法》执行
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2. 保健津贴申请、审核和发放流程中风险点及防控措施
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风险点
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风险因素分析
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责任岗位
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责任领导
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风险等级
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防控措施
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1.申请人提出不符合政策要求、或实际情况的申请
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1.申请人对有关政策了解不足。
2.因个人利益而做出与实际情况不符的申请。
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实验室管理岗
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分管处领导
|
中
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1.加大学校有关政策的宣传力度；
2.各单位实行专人填报、主管领导审核把关制度。
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5.审核人员可能未能准确判断有关申请要求
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1.审核人员对院系申请人员的实际工作环境了解不足
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实验室管理岗
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分管处领导
|
中
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审核人员应深入了解、实地考察院系有关工作人员的工作环境。
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7.审核人员可能未能准确核实申领人实际工作状况
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审核人员对院系申领人员的实际工作及变化情况未及时掌握
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实验室管理岗
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分管处领导
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中
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审核人员在对比历史申领情况的基础上，结合有关实验课表、申领人员的出勤记录等进行仔细核查、审核。
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1. 贵重仪器设备及大宗物资购置论证流程
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1、申请人提出申请
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3、采购计划科审核材料
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5、用户根据专家组意见修改材料
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4、采购计划科组织专家组进行购置论证
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6、采购计划科审核论证后材料
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7、处长审批
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8、报主管校领导审批
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9、分标
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2、申请单位领导审批
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10、设备材料转网上竞价或招投标管理中心
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专家建议修改材料
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2. 贵重仪器设备及大宗物资购置论证流程中风险点及防控措施
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风险点
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风险因素分析
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责任岗位
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责任领导
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风险
等级
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防控措施
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3.影响设备采购执行进度
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1. 经费未落实，影响设备采购；
2. 拟购设备的配套条件（包括场地、配套设备、人员等）未落实，影响设备的安装和使用。
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设备论证、信息管理岗
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分管处领导
|
中
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1. 用户在论证前提交贵重仪器设备安装场地和使用条件说明及落实情况承诺书，落实经费、场地等配套条件。
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3. 造成设备的使用率不高甚至闲置
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1. 用户拟购的设备属于不必要的重复购置。
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设备论证、信息管理岗
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分管处领导
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中
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1. 用户拟购的设备须经本单位主管领导审批，由单位统筹考虑设备配置，避免不必要的重复购置。
2. 用户须说明校内特别是本单位内已有同类设备的情况。
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4. 造成设备的使用率不高甚至闲置
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1. 用户拟购的设备选型不合理，影响设备的使用；
2. 专家组成员专业知识面局限；
3. 专家组成员可能因个人利益做出倾向性决策。
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设备论证、信息管理岗
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分管处领导
|
中
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1. 要求用户在论证前做好设备调研；
2. 挑选熟悉该学科专业或熟悉该设备的专家把关；
3. 现场论证的专家组通常在三人及以上，专家组由校内外、非购置单位的人员组成；
4. 论证前专家组名单保密。
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9.规避招标
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1. 用户在同一年度将同一经费同一项目内的批量设备拆分以规避招标。
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采购计划科科长岗
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分管处领导
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中
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1. 专项经费购置设备项目应整体提交到论证系统；
2. 同品牌、同型号的批量设备，须实施招标采购；
3. 20万元以上的同类型、不同型号的批量设备，若可以打包采购，则实施招标采购；
4. 20万元以上的不同类型的批量设备，但实际由同一个供应商打包供货并成套使用的，须实施招标采购。
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1. 网上竞价采购审批流程
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1、用户在竞价系统内填写设备采购需求
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2、设备管理部门管理员审核、发布
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3、获资审公司在竞价系统内报价
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4、竞价结束用户初选
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5、设备部门管理员依据原则审批
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6、中标公司送货
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7、用户收货、验收
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8、用户打印申购单、审核盖章、办理固定资产、报账
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2. 网上竞价采购审批流程中风险点及防控措施
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风险点
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风险因素分析
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责任岗位
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责任领导
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风险
等级
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防控措施
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1.网上竞价把关不严
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1.用户填写的申购信息不完整、不真实造成竞价结果不理想或其他公司不能正常报价。
2.用户为了规避招标将需要招标的设备拆分进行竞价。
3.管理员审核不仔细、没能核实出申购信息的漏洞。
4.管理员审核不认真作出误批。
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网上竞价管理岗
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分管处领导
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中
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1. 做好规范竞价的宣传，要求老师按制度要求做。
2. 加强网上竞价管理员的责任感教育。
3.设备部门管理员在发布前进行审核，遇到有错漏的返回用户修改补充，遇到有疑惑的与用户沟通了，指导用户规范填写。
4.设备部门管理员在发布时严格把关；建立完善的投诉受理机制，遇到供应商投诉，如情况属实，可暂停或取消该申购单。
5.采购后续流程中如果发现用户有规避招标行为立即终止采购。6.可制定针对规避招投标行为的处罚措施和责任管理追究机制。
7.审批时对有疑问的单要进行复核，如交由具有更高权限的管理员审核。
8.充分利用竞价系统本身的公开性特征，自觉接受各部门的监督。
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2.用户或供应商不诚信
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1.用户不诚信、不选低价公司的理由不真实；
2. 中标公司不诚信不能供货或提供假冒伪劣产品。
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网上竞价管理岗
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分管处领导
|
中
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1.做好规范竞价的宣传，要求老师按制度要求做。
2.审批人员认真审核，发现初选理由有问题或者有疑惑的，致电用户及供应商核实情况，可返回初选，请用户重新选择。
3.充分利用竞价系统本身的公开性特征，自觉接受各部门的监督。4.建立完善的投诉受理机制，遇到供应商投诉，如情况属实，可暂停申购单
5.加强用户严把验收关的意识；货不对板，坚决退货并建议用户给公司差评逐渐淘汰
6.严格按照网上竞价管理办法中对供应商违约行为的处罚措施，对不诚信供应商进行处罚
7.为了节约用户申购时间，也可建议用户改选：按照价格从低到高依次选择，到货验收合格后，管理人员进行中标变更处理。
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3. 用户随意变更经费号
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1.用户规避政府采购；
2.用户不按经费预算要求采购
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网上竞价管理岗
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分管处领导
|
中
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1、加强经费管理。变更经费号需要网上竞价管理员审核。
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1. 货比三家采购审批流程
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7、用户打印申购单、审核盖章、办理固定资产、报账
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1、用户根据采购设备需求进行商务谈判（货比三家或单一来源谈判），准备审批资料
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2、设备职能部门审批，主管处长审批
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4、设备部门管理员审批非竞价类申购单
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5、公司送货
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6、用户收货、验收
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3、通知用户审批意见。用户填写非竞价类申购单或签订合同
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2. 货比三家采购审批流程中风险点及防控措施
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风险点
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风险因素分析
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责任岗位
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责任领导
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风险
等级
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防控措施
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1.用户有明显倾向性选择
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1.用户不诚信提交的资料不真实造成倾向性选择某公司，虚假货比三家；
2.用户将属于竞价的设备拿来做货比三家，规避竞价倾向性选择某公司
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非竞价类管理岗
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分管处领导
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中
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1.做好规范竞价的宣传，要求老师按制度要求做。
2.管理员在审核时把关，遇到有疑问的及时与用户沟通，指导用户规范填写。
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2.审批把关不严
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1. 审批人员审核不认真作出误批
2. 用户将一个项目拆分为多个项目规避招标
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非竞价类管理岗
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分管处领导
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中
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1. 加强审批人员的责任感教育。
2.分管副处长作为二审，起监督作用。
3. 加强经费管理，同一经费项目年采购额不能超出学校分散采购限额。
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3.供应商提供假冒伪劣产品
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1.供应商不诚信、提供假冒伪劣产品
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非竞价类管理岗
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分管处领导
|
中
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1、加强用户严把验收关的意识，对货不对板的产品坚决退货
2.按合同约定向对方索赔，对该公司实行一定期限的禁入期。
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1. 合同签订流程
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1、用户签订依据：
①招标结果
②竞价结果
③商务谈判审批结果草拟、审核合同
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3、合同签订
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4、公司送货、用户收货
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2、提交电子版的草拟合同到设备部门审核，设备部门审核后反馈修改
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2. 合同签订流程中风险点及防控措施
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风险点
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风险因素分析
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责任岗位
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责任
领导
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风险
等级
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防控措施
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1.合同内容与招标、竞价结果不符
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1、用户不按标书或其他审批结果草拟合同。
2、中标公司及用户私自改动中标结果内容，如型号、产地、配置清单等。
3. 设备职能部门审核人员审核发生疏漏。
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合同审核岗
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分管处领导
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中
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1.做好规范签订合同的宣传，要求老师按制度要求、合同规范模板草拟合同。
2、设备职能部门审核人员认真审核，必须按招标或竞价结果认真审核；如有变更必须经过招标中心变更后再按变更结果签订合同，通过网上竞价的需要重新竞价。
3.合同电子版以邮件形式与用户、供应商三方确认后再签订。
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2. 合同后续执行把关不严
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1、公司不诚信不能按时供货。
2、公司不诚信提供的货物货不对板或是假冒伪劣产品。
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合同审核岗
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分管处领导
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中
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1.按合同约定向供应商追讨我方损失，并按规定处罚该供应商。
2、加强用户严把验收关的意识，对于与合同不符的货品能退货的坚决退货，不能退货的要追讨损失。
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1. 外贸免税主要业务流程
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3.外贸公司与供货商或厂家签订外贸合同
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4.用户单位提交免税申请报告和经费本复印件
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5.设备处准备免税申报材料
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2.设备处与外贸公司签订委托代理进口协议书
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1.学校与中标公司签订进口货物购销协议书
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6.设备处向广州海关申报免税
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7.用户单位请款给外贸公司
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8.外贸公司到海关领取免税证明
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9.外贸公司向供货商或厂家付款
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10.供货商或厂家发货至广州口岸
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11外贸公司报关提货送用户单位
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12.海关五年监管
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13.开箱清点货物
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2. 外贸免税主要业务流程中风险点及防控措施
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风险点
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风险因素分析
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责任岗位
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责任领导
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风险
等级
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防控措施
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1.外贸代理原因导致办理免税申请延迟
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1.外贸公司不负责任，耽误外贸免税进程
2.外贸合同与《协议书》不一致
3.外贸合同签订时间过长
4.合同资料有误（如征免税申请表、形式发票与合同内容不一致）
5.外贸公司开信用证不及时
6. 免税证有误
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免税办理岗
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分管处领导
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中
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1.一般采用学校指定的外贸代理公司，如确需采用其他非指定的外贸代理公司，必须由用户提交书面申请并由处领导审批后才能更换
2.按照《规范》与学校指定的外贸代理公司定期交流，加强沟通和督办
3.要求外贸公司安排专人审核，外贸合同信息必须与《协议书》一致，如需变动，必须先更改《协议书》。
4.在《规范》中明确外贸合同的签订时限，超期合同需报设备处主管科长跟进督办。
5.外贸公司必须根据海关要求二次审核后才能向设备处提交外贸合同资料
6. 在《规范》中明确开信用证的时限，如因用户付款原因导致的对外付款拖延，设备处经办人员跟进处理
7. 外贸公司发现后及时报告设备处，出函向海关申请更改
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2.其他原因导致办理免税申请延迟
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1.用户或供应商为了办理免税提供虚假设备信息
2.免税资料准备时间过长
免税资料有错漏
3.海关免税审核时间过长
4.免税审批不通过
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免税办理岗
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分管处领导
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中
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1.加强海关相关免税政策的宣传教育，让用户清楚不是所有科教用品都可以办理免税，必须根据海关的免税清单执行
2.在《规范》中明确工作时限，并通过系统邮件提醒用户尽快提交免税申请报告
3.提交校办盖章前主管科长必须对免税资料进行二次审核
4.加强与海关的沟通联系，通过系统提醒及时跟进每单合同的进度
5.加强免税政策学习，对无法免税的设备在申报前向用户做好解释工作，以免耽误采购时间；对政策界限比较模糊的设备，灵活把握政策，按海关要求修改免税资料，尽量争取通过免税审批
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3.货物在发货、运输、清关过程中出现问题
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1.免税证未办好货已到港
2.货物被海关抽检时发现与合同存在不符
3.供应商延期发货
4.外贸公司送货过程中的运输风险
5.进口批文办理不及时
6.对试剂等特殊时效物品的保管和运输延迟
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免税办理岗
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分管处领导
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中
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1.要求免税办好后外贸公司才能对外付款并通知卖方发货，提前到港的货物由供应商自行负责额外费用
2.外贸公司经办人员及时报告设备处主管科长，根据不符的情况采取不同的对策与海关沟通，如出现夹带等情况坚决退货
3.根据用户意见处理，必要时可以根据合同对供应商进行处罚
4.要求外贸公司或供应商购买运输保险
5.在《规范》中要求批文的办理时限
6.对试剂等特殊物品，外贸公司要及时了解情况，注意包装和存放，优先办理清关事务
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4.违反海关对于免税进口科教用品的监管要求
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在海关五年监管期内，存在以下情况的：
1．擅自转让、移作他用或者进行其他处置
2．需要向外单位的科学研究和教学活动提供共享使用
3．发现有质量问题、型号规格不符或者不适用等情形
4．长期不验收及不办理固定资产
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免税办理岗
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分管处领导
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高
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1.设备处每年定期开展全校免税设备自查，不定期到各单位抽查免税设备使用情况
2.禁止擅自转让免税设备，如免税设备确因科研目的需要放置在校外使用的，必须通过设备处报海关同意后才能移出学校；在校内变动放置地点的，通过每年的免税自查报备
3.向海关报备后才能向外单位的科学研究和教学活动提供共享使用免税设备
4.发现有质量问题、型号规格不符或者不适用等情形，用户不能自行处理，需要通过设备处和外贸代理公司办理换货或者退货手续
5.设备处加强对免税设备验收及入账的跟进，避免海关发现后进行处罚
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5．货物在开箱验货中出现问题
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1．供应商利用学校免税，夹带不属于合同清单的货物、配件
2．开箱发现某些配件耗材数量不足
3．开箱后发现货物外观有破损或者型号规格不符等情形
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免税办理岗
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分管处领导
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中
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1.要求外贸公司严格执行三方开箱，三方开箱必须使用开箱记录表，应按合同清单及装箱单清点数量、核对型号是否与合同相符、记录设备机身号。如开箱中发现问题，外贸公司应立刻报告设备处免税主管人员并填写开箱验货异常情况表，由设备处及时跟进处理。
2.外贸公司在记录表记录后，要求供应商在国内补足合同要求的配件耗材
3.外贸公司记录后及时报告设备处免税主管人员，根据实际情况进行索赔或退换货
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1. 验收流程
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6.办理固定资产、报账
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1.货物到货后用户单位组织开箱验货
（进口设备须三方开箱）
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单价或批量二十万元以下
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2.用户单位自行验收
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3.用户完成验收前准备，提交职能科室监督验收
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单价或批量二十万元以上
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4.四方验收，现场验收
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验收合格
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验收不合格
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验收结果
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5.职能科室主管领导组织谈判，作出后续处置
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2. 验收流程中风险点及防控措施
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风险点
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风险因素分析
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责任岗位
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责任领导
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风险
等级
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防控措施
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1.验收把关不严
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1、用户不认真查收，货物型号不对应、数量不齐、货不对板。
2、用户单位没有及时开箱验收造成合同执行缓慢及超过索赔期索赔困难。
3. 用户没有认真做好各项技术指标的测试或依赖厂家工程师完成，未能确保质量验收完全合格。
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验收管理岗
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分管处领导
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中
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1、加强用户严把验收关的意识。
2.后续四方验收时复核收货清单与合同是否一致并进行现场测试。
2、利用合同管理系统对没有及时验收的合同进行催办。
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2. 专家或监督验收人员把关不严
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1、聘请的专家不够专业、或没有认真履行职责。
2、职能部门监督验收经办人没有认真履行监督的职责。
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验收管理岗
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分管处领导
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中
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1、完善专家库的建设；
2.设备职能部门经办人员对专家验收情况形成记录，不尽责的专家不再聘用。
3.加强职能部门经办人员严把验收关的意识。
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3.验收不通过的后续谈判不透明
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1、谈判过程公开透明度不够。
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验收管理岗
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分管处领导
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中
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1、谈判过程形成谈判备忘录，参会人员签字确认；
2.根据谈判内容签订后续补充协议。
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（一）设备类固定资产报增审批流程及廉政风险点与防控措施
1. 设备类固定资产报增审批流程
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1. 设备、家具通过验收后，用户登录“中山大学资产管理信息系统”填写资产报增单
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2. 用户所在单位的资产管理员初审报增资料
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3. 设备处人员复核报增资料，在报增单上签字确认，在发票背面加盖“已办固定资产登记”印章
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4. 用户办理发票财务报账，设备处根据财务的入账时间同步作实物资产入库登记
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2. 设备类固定资产报增审批中风险点与防控措施
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风险点
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风险因素分析
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责任
岗位
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责任
领导
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风险
等级
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防控措施
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3.复核报增资料把关不严
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1.业务不熟悉；
2.工作责任心不强。
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资产登记管理岗
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分管处领导
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低
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1.职能科室加强业务学习；
2.加强工作责任心教育；
3.及时与其他部门沟通，了解掌握其相关的管理规定。
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4. 实物账与财务账不同步
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1.两账分属不同部门管理，工作进度不一致容易造成两账不同步
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资产账务管理岗
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分管处领导
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中
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1.细致做好两部门的对账工作；
2.借助校级固定资产管理平台，以财务入账时点作为实物资产的入账时间。
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（二）设备类固定资产报废审批流程图及廉政风险点与防控措施
1. 设备类固定资产报废审批流程
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4. 按照学校国有资产管理的有关审批权限设定，逐级审批或审核报废申请：
单价且批量价值＜20万：设备处分管副处长审批；
20万≤单价或批量价值＜50万：经逐级审核后报财务处审批；
50万≤单价或批量价值＜100万：经逐级审核后报分管校领导审批；
100万≤单价＜财政部批准的学校处置权限：经逐级审核后报校长办公会审批；
单价≥财政部批准的学校处置权限：经逐级审核后报教育部审批
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1. 用户提出报废申请，填写相关报废申请表
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2. 用户所在单位组织初步的技术鉴定，对于符合报废条件的申请，由单位分管领导签字同意
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3. 设备处受理报废申请，审核资料；对拟报废设备或家具的单价或批量价值≥10万的，组织5-7位专家进行报废论证
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5. 针对获批准报废的设备、家具，设备处作相应的销账处理，并组织实物的回收及处置
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2.设备类固定资产报废审批流程图及廉政风险点与防控措施
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风险点
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风险因素分析
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责任岗位
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责任领导
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风险
等级
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防控措施
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3.审核报废申请把关不严
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1.业务不熟悉；
2.工作责任心不强。
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资产实物管理岗
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分管处领导
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低
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1.加强业务学习和工作责任心教育；
2.如有必要应到现场了解拟报废设备的情况；
3.贵重仪器设备申请报废，需通过校园网、设备工作群等途径收集是否可再利用的信息。
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3. 报废论证专家专业知识局限或把关不严
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1.专家不熟悉拟报废设备的情况
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资产实物管理岗
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分管处领导
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中
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1. 尽量选择熟悉同类设备操作维护的人员作为专家；
2. 至少有2位非申请单位的人员作为专家，必要时选择校外人员作为专家。
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（三）报废设备拍卖处置工作流程图及廉政风险点与防控措施
1. 报废设备拍卖处置工作流程
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1. 设备处提出拍卖计划，联合财务处及用户单位代表组成工作小组
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2. 全员邀请“废旧物资回收企业信息库”中所有企业，或由工作小组通过摇签方式随机确定其中一定数量的企业参加
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3. 工作小组组织受邀企业的业务代表现场查看标的并填写报价单，报价单密封后交给工作人员
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6. 设备处凭核算中心开具的缴款凭证，监督中标人按要求清运报废设备
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4. 工作小组共同开标，将最高报价者确定为中标人，并由设备处开具中标通知书
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5. 中标人持中标通知书到学校核算中心缴交款项
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2. 报废设备拍卖处置工作中风险点与防控措施
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风险点
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风险因素分析
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责任岗位
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责任领导
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风险
等级
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防控措施
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2.公平参与拍卖
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1. 资质失效或非备案公司参与竞拍；
2. 设备处工作人员有意向选择或排挤某些回收公司。
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资产实物管理岗
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分管处领导
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低
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1. 资质符合要求的回收企业只要愿意缴纳保证金都可以申请入库，设备处定期审验有关的备案资料，且备案资料随时供监察、审计、国资等部门检查；
2. 受邀参与拍卖的入库企业，由工作小组摇签确定，设备处仅负责按结果予以通知；
3. 竞拍现场由工作小组严格核对身份证明材料，只允许已入库备案的回收公司的业务代表参加。
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3. 拍卖过程串通报价
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1.投标企业串通报价
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资产实物管理岗
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分管处领导
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中
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1. 工作小组在拍卖现场联合开展工作，竞拍前强调纪律要求，加强拍卖过程监管，制止投标人不正当竞争投标，如不服从则取消其投标资格。
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6. 清运过程中擅自取走非标的货物
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1.监督不严格
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资产实物管理岗
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分管处领导
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中
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1.清运过程设备处人员必须全程监管；
2.用户单位派员协助监督。
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1. 辐射工作场所管理流程
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6、提交辐射安全许可材料到政府主管部门
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7、政府主管部门审批并批复
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场所需满足辐射工作的特殊要求，具备辐射防护设施，有健全的管理制度，有专职管理人员，辐射工作人员持证上岗
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1、单位提出申请
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2、相关部门会签，专家论证，学校审批
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3、请有资质单位完成项目的环评报告
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4、提交环评报告到政府主管部门
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5、政府主管部门审批并做出批复
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8、项目试运行一年
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9、请有资质单位完成项目验收报告
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10、提交验收报告到政府主管部门
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14、政府部门批准退役后，方可变更场所使用用途
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13、项目结束后，再次进行环评，提交退役申请
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12、项目正式运行
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11、政府主管部门完成验收并批复
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项目从试运行起，每年要请有资质单位对场所进行至少一次的环境辐射监测
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2. 辐射工作场所管理中廉政风险点与防控措施
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风险点
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风险因素分析
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责任岗位
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责任领导
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风险等级
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防控措施
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1.实验场所不具备开展辐射工作的条件
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1. 实验场所不具备开展辐射工作的条件。
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辐射安全管理岗
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分管处领导
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中
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1. 设备处牵头组织相关职能部门会签意见，组织专家对拟开展辐射工作项目的必要性和可行性进行论证；
2. 按照国家法律和标准进行环评、验收。
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3.环评报告内容不完整
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1. 环评报告中列出的拟开展辐射工作内容与后期实际需要开展的工作内容不符。
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辐射安全管理岗
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分管处领导
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中
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1. 申请单位应统筹考虑各位老师的综合需求，确保计划与实际需求相符。
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12.实验室与所在单位管理人员的安全意识不够
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1. 项目正式运行期间，辐射防护措施不到位；
2. 辐射工作人员无证上岗。
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辐射安全管理岗
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分管处领导
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中
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1. 设备处组织定期检查，每年请有资质单位进行环境辐射监测；
2. 组织无证和上岗证到期人员及时参加培训并取得上岗证；
3. 对条件不完善的单位的放射性同位素购买申请不予批准。
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13.实验室人员不熟悉项目结束后流程
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1. 辐射工作结束后场所未进行环评擅自改变使用用途
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辐射安全管理岗
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分管处领导
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中
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1. 设备处定时检查，对长期不开展辐射工作的场所组织环评和退役。
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1. 危险化学废物回收流程
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1、废物产生实验室分类收集，安全暂存于实验室
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2、填写废物清单，经负责人签字后报送技术安全科
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3、废物清单提交与学校签约的具有资质的专业回收公司审核
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4、实验室按要求包装好危险化学废物，并将通过审核的清单粘贴在包装物上
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5、实验室将危险化学废物集中至回收点，派专人向回收工作人员移交，剧毒及易燃易爆类化学废物应由两名工作人员运送
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6、废物交给有资质的专业回收公司进行处置
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2. 危险化学废物回收中风险点与防控措施
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风险点
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风险因素分析
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责任岗位
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责任领导
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风险等级
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防控措施
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1．实验室化学废物分类管理不严
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1.随意倾倒废液，污染环境及引发安全事故；
2.包装及存储不符合安全要求，引发安全事故
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化学安全管理岗
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分管处领导
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中
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1.学校设置专项经费统一组织回收和交专业资质公司处置；
2.加强安全培训、宣传与督查，发放安全手册，提供废物分类指引，增强师生安全意识和安全知识。
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5.实验室未按规定管理剧毒废物
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1.剧毒类等废弃物与其他化学废物混存；
2.剧毒类等废弃物转移时，被别有用心人藏匿
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化学安全管理岗
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分管处领导
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中
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1.明确要求剧毒类废弃物单独填报申请单，如被检出混存，将给予处罚；
2.剧毒类等废弃物需由两位实验室人员保管和运输，学校联系资质公司回收。
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6.学校未按规定处置化学废物
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1.危险废物的处置不当
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化学安全管理岗
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分管处领导
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低
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1.选择具有专业资质的公司处置
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1. 麻醉品、精神药品、毒性药品或剧毒化学品申购审批流程
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1、用户填写购买申请表，并提交材料：
经职能部门审核盖章的教学计划或科研项目计划书；
实验用量的计算依据，实验进度计划；
实验室相关安全管理制度、应急预案；
经办人身份证明材料
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2、申请单位主管负责人签字，加盖单位公章审核盖章
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3、设备处受理并审核材料
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4、设备处起草、组织外购申报材料，呈校长办公室出具正式申购公函
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5、获政府主管部门出具的准购证后，设备处工作人员陪同申请人凭准购证到指定供应商处购买，由供应商送货到校，办理入库登记
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6、用户单位专柜保存、双人双锁保管，建立危险品台账
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7、用户双人领取、双人运输，双人使用，双人填写《使用登记表》
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8、剩余药品、空瓶及污染物均需双人双锁保管和登记，项目完毕后，用户向设备处提出回收申请，设备处联系资质部门回收处置。
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2. 麻醉品、精神药品、毒性药品或剧毒化学品申购审批中风险点与防控措施
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风险点
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风险因素分析
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责任岗位
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责任领导
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风险等级
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防控措施
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1.申请者提供的材料不完整或不真实，部门审核把关不严
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1.购买此类安全管制药品的必要性、真实性；
2.预算剂量与实际需求相差较大；
3.实验安全环境与条件不足。
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化学安全管理岗
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分管处领导
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中
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1.相关职能部门认真审核购买药品的必要性，审核是否与实验项目相符；
2.申请者提供购买药品剂量说明及计算依据，各相关职能部门认真审核；
3.申请者提交有关具体的安全管理措施；
4.申请者提交材料真实性承诺声明，承担相关虚假材料引起的责任。
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6．7．
实验室危险品安全管理不符合规定
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1.药品领取、存储及使用的安全性
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化学安全管理岗
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分管处领导
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中
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1.双人领取，双人运输、双人使用，双人填写使用登记表；
2.药品要求存放于专柜，实行双人双锁保管，建立危险品台账，设备处不定期检查。
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8.实验室人员缺乏安全意识
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1、使用人私自保留部分余剂
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化学安全管理岗
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分管处领导
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中
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1.剩余药品、空瓶及污染物均实行双人双锁保管和双人登记，项目完毕后，用户向设备处提出回收申请，设备处联系资质部门回收处置。
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（四）生物废弃物回收流程图及廉政风险点与防控措施
1. 生物废弃物回收流程
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1、生物废弃物产生实验室经过初步消毒灭菌处理后分类收集，暂存于实验室
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2、生物安全办公室在广州市固体废弃物GIS管理信息系统上填报，并与签约公司约定回收时间
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3、实验室按照生物安全要求包装好生物废弃物
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4、实验室将生物废弃物运送至集中收集点，学院或物业公司委派专人与具有资质的公司进行移交
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5、生物废弃物交由有具有资质的公司进行无害化处置
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2. 生物废弃物回收中风险点与防控措施
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风险点
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风险因素分析
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责任岗位
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责任领导
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风险等级
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防控措施
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1．实验室未按规定前处理生物废物
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1.随意丢弃生物废弃物，污染环境及引发安全事故；
2.未进行消毒灭菌处理，污染环境及引发安全事故。
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生物安全管理岗
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分管处领导
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中
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1.学校设置专项经费统一组织回收，并交由具有资质的公司处置；
2.加强安全培训、宣传与督查，发放安全手册，提供生物废弃物分类指引，增强师生安全意识和安全知识；
3.严格要求实验室进行消毒灭菌处理，对于未处理的污染性生物废弃物退回相关实验室进行处理。
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3.实验室未按规定包装和存储生物废物
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包装及存储不符合安全要求，引发安全事故。
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生物安全管理岗
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分管处领导
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中
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1.加强安全培训、宣传与督查，发放安全手册，提供生物废弃物分类指引，增强师生安全意识和安全知识；
2. 严格要求实验室规范包装，对于包装不符合要求的生物废弃物，退回相关实验室重新包装。
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4.实验室生物废物分类管理不严
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生物废弃物与其他废弃物混存。
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生物安全管理岗
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分管处领导
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中
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1.明确要求生物废弃物单独处置，如被检出混存，将给予相应处罚；
2.生物废弃物需由学院或物业公司委派专人与资质公司移交，清点核对废弃物。
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