仪器设备和家具类固定资产管理工作的问与答 （持续更新中）

 

一、仪器设备和家具类固定资产（以下简称“资产”）报增、维修、调拨、日常管理等业务相关问题

1. 问：固定资产入账的标准是什么？

答：符合下列条件之一的仪器设备（含软件）和家具需要办理固定资产登记：

（1）单价1000元及以上，使用期限超过一年，能独立使用并且在使用过程中基本保持原有物质形态和功能。

（2）单价虽未达到1000元，但一次性批量购置总价达10000元及以上，使用期限超过一年，能各自独立使用并且在使用过程中基本保持原有物质形态和功能，品牌型号规格相同，由同一保管人保管。

2. 问：购买或定制开发的软件，需要办理固定资产吗？

答：

（1）对于商品化软件，如果购买了所有权的，或者购买了永久使用权并且能够完整安装在学校资源环境内运行使用的，符合固定资产登记的价值标准的，需要办理固定资产登记；

（2）定制开发且产权属于学校的软件，符合固定资产登记的价值标准的，需要办理固定资产登记；

（3）针对在账软件资产，购买商品化功能模块，或进行功能扩充开发，相关费用作附件增值登记；

（4）购买使用许可，作为用户去使用第三方资源环境内的软件，其购买费用不作固定资产登记；

（5）购买电子数据（不含管理电子数据的数据库系统），不作设备和家具类固定资产登记；

（6）延续在账软件资产的使用期限或服务支持，相关费用作维修登记，不作附件增值。

3. 问：单独购买显示器，如何办理资产登记？

答：按以下几种情况办理主件报增、附件增值或维修登记：

（1）显示器的单价在1000元及以上的，可以单独作为主件进行固定资产登记，也可以与同期购买的尚未配套显示器的电脑主机一起报增，不作附件增值，也不作维修登记。

（2）显示器的单价不足1000元的，根据实际情况作附件增值（不受电脑主机是否已配显示器的限制）或维修登记，如作维修登记的，须将旧显示器实物交设备处设备管理科回收。

4. 问：购买空调时相关辅材费用如何办理固定资产？

答：购置空调时另加的超长铜管、外机支架等辅材费用，以及墙壁钻孔、高空作业等额外费用，都应计入空调的固定资产价值进行资产登记。用户办理报增业务时需提供相关费用的发票及供货明细清单复印件。注：拆旧空调、拆装天花等的费用不可计入新购空调的固定资产价值中。

5. 问：移液器是否需要做固定资产登记？

答：手动移液器不作固定资产登记，电动移液器如果价值达到固定资产价值标准的，需要办理固定资产登记。

6. 问：办理资产维修登记需要提供什么材料？

     答：根据维修发票总金额分段提供相应的材料，具体如下：

7. 问：办理附件增值与维修的区别是什么？

答：附件增值指的是因为增加部件或扩充功能，需要以附件增值形式调整设备或家具资产的账面价值；设备和家具维修（含更换零配件）或维护保养等所支付的费用，不改变资产的账面价值。

8. 问：什么情况下资产使用单位需要督促有关人员办理资产移交？

答：设备和家具的保管人离退休、校内单位调动、调离学校或长期离岗（需向人力资源管理部门办理离岗手续的）前，资产使用单位须督促当事人办理资产实物移交和账务变更手续，只有在完成资产移交工作后方可办理后续的人事管理相关手续。对于保管人擅自离岗未交接所保管设备和家具的，由资产使用单位负责追回。如因资产移交不及时不清晰导致资产盘亏的，学校将依规追究资产使用单位及相关人员的责任（包括经济赔偿和管理责任）。

9. 问：对于设备和家具资产的放置使用地点有何要求？

答：设备和家具原则上应放置在校内工作场所使用，不允许放置在教职工家中使用，未经审批亦不得放置校外使用。确因工作需要放置在校外（含校外实验实习基地等）使用的，保管人须经使用单位主要负责人同意，向设备处提出书面申请，说明缘由、放置期限和具体管理措施。使用单位承担放置在校外的设备和家具的日常管理责任，确保其安全及完整。放置校外使用期满后应及时移回校内。如果放置在校外的设备和家具不是我校人员管理下使用的，视同为出租出借，按关于出租出借的规定执行。

10. 问：免税进口仪器设备在使用管理方面有何规定？

答：免税进口仪器设备监管期内必须放置于免税申报时指定的地点，并按申报时所列的教学科研用途使用。设备处和海关不定期对监管期内的免税进口仪器设备的使用情况进行检查，如发现与申请报告所列的用途不符或随意变更监管地点的，将追究当事人的责任。

11. 问：固定资产被破坏、被盗抢时如何处理？

答：设备和家具类资产发生被破坏、被盗抢时，当事人应保护好现场，及时向当地公安机关或学校保卫部门报案，取得由公安机关或保卫部门出具的报案记录（例如：报警回执）。报案记录将作为后续责任认定、资产报损报失的重要支撑材料。

12. 问：人为过失造成设备和家具损坏、丢失等情况，如何处理？

答：因人为过失造成设备和家具损坏、丢失或被盗抢等，保管人须提交详细说明材料，由资产使用单位党政联席会或单位办公会集体讨论，对相关人员的责任界定、经济赔偿及其他处罚提出处理意见，设备处会同国有资产管理办公室根据制度规定提出审核意见后报校长办公会审批。

13. 问：采购的设备或其零部件，由于设备处的资产登记与否（主要是设备资产的附件增值），影响到在财务报销环节不能按照原来经费预算所申请的归类项目（设备费、材料费）进行支出。例如：硬盘、内存等零部件在预算下达时归类为从材料费支出，实际采购后由于设备处认为需要作附件增值，则财务报销时相关费用需要从设备费支出。如何处理？

答：对于采购的设备或其零部件是否需要办理仪器设备和家具类（含软件）固定资产登记，设备处的工作原则如下：根据价值、用途、耐用性、完整性等因素综合评估后，符合固定资产入账标准的，需要独立办理资产登记；提高原有资产的性能，或扩充原有资产的功能的，办理原有资产的附件增值；用于原有资产的维修或维修备件的，不作固定资产登记。如果纳入固定资产登记管理（含附件增值）的，相关购置费用在财务报销业务中从“设备费”支出；不纳入固定资产管理的，在财务报销业务中从“材料费”等其他费用支出。

如果出现报销支出项目与预算申请支出项目（设备费，材料费）不符的情况，请老师提供经科研院审核通过的项目预算书，在确认项目预算内容中清晰显示将设备类资产预算填报到材料费（或将材料预算填报到设备费）的前提下，到会计核算处科研财务科对财务系统中的预算科目额度进行调整。调整完毕后再进行网报。

14. 问：已办理固定资产登记但尚未完成财务报销的仪器设备（含软件）和家具，需要改变支出经费的项目号，如何操作？

答：（1）通过竞价系统采购的资产报增

步骤一：登录中山大学仪器设备竞价网（http://wsjj.sysu.edu.cn/bid/login）修改经费代码。

步骤二：重新打印《网上竞价采购仪器设备验收单》/《网上非竞价采购仪器设备验收单》，分别由三位验收人员、经费负责人、单位领导签字并加盖单位公章，扫描成电子版并上传至竞价系统。

步骤三：若首次报增为面报审核的，请携带纸质报增单第三联及更新后的《验收单》到设备管理科，办理销审和修改经费号。

若首次报增为网上审核（USC），请重新提交USC报增审核申请，在备注中注明“销审修改经费号”，并按提示上传相关附件。设备管理科将依据新提交的USC审核申请办理销审和修改经费号。待审核通过后，请老师将最新的USC审核确认单随同发票等资料交会计核算处办理后续财务报销的相关工作。

（2）签署国内合同采购、政府集中采购、征免税进口采购及捐赠的资产报增

步骤一：修改《中山大学设备物资验收表》或《中山大学统一采购设备物资验收报告》中的【经费科目】内的经费项目号，并在修改处由经费负责人签字并加盖单位公章。

步骤二：若首次报增为面报审核的，请携带纸质报增单第三联及更新后的《验收表》到设备管理科，办理销审和修改经费号。

若首次报增为网上审核（USC），请重新提交USC报增审核申请，在备注中注明“销审修改经费号”，并按提示上传相关附件及更新后的《验收表》。设备管理科将依据新提交的USC审核申请办理销审修改经费号。待审核通过后，请老师将最新的USC审核确认单随同发票等资料交会计核算处办理后续财务报销的相关工作。

 

15. 问：通过竞价系统采购且已办理固定资产登记的仪器设备（含软件）和家具发生退货，如何办理撤销手续？

答：步骤一：携带供应商出具的《同意退货说明》原件（说明应由经费负责人签字并加盖单位公章）到设备处采购管理科备案，由工作人员暂停相应的竞价申购单。

步骤二：若尚未财务报账的，请携带发票原件和《同意退货说明》复印件，到设备处设备管理科办理固定资产登记的撤销手续；若已完成财务报账的，请携带财务退款凭证和《同意退货说明》复印件，到设备处设备管理科办理固定资产登记的撤销手续。

 

16. 问：通过电商平台采购的仪器设备（含软件）和家具，在实际支付中发生了优惠，如何办理资产登记？

答：此类情形须以实际支付金额作为固定资产的入账价值，因此请在办理固定资产报增时提供发票原件及支付凭证，设备管理科工作人员将依据支付凭证中的实际支付金额审核办理固定资产登记。

 

二、“中山大学资产管理信息系统”（以下简称资产系统）使用相关问题

1. 问：如何登录资产系统？

答：资产系统访问地址为https://zc.sysu.edu.cn，使用NetID即可登录。

2. 问：用户变更了职工号，通过NetID登录资产系统后无法找到名下负责管理的资产？

答：如果用户因转聘等原因变更了职工号，就会出现通过NetID登录资产系统后无法查询到自己名下负责管理的资产信息。遇到这种情况，需要用户联系设备处设备管理科工作人员，然后利用旧职工号完成原账号名下资产交接，即利用“资产管理—资产调拨—单位内调拨/单位间调拨”版块进行资产账务调整到新职工号名下，问题即可解决。

3. 问：用户校内调动，资产系统上的单位信息未作相应变更？

答：这种问题通常因为用户在原单位还有资产尚未完成交接而引起。请用户在进行资产实物交接的同时，使用NetID登录资产系统，利用“调拨管理—资产调拨—单位内调拨/单位间调拨”版块进行资产账务调整。待用户在原单位名下资产清空后，联系设备处设备管理科工作人员变更单位信息。

4. 问：已完成财务报销的报增单，为何在资产系统上仍显示“待财务报账”状态？

答：因网络或系统对接问题，资产系统可能无法及时从财务网上报销系统获取网报结果信息，导致资产系统部分报增单停留在“待财务报账”状态，同时也未能生成相应的固定资产卡片。如发现这种情况，请联系设备处设备管理科工作人员，提供报增单号、财务报账凭证号（5位数字）、财务凭证日期﹑经办人姓名等信息，经核对后予以更正。

5. 问：填写报增单存放地点时，无法在资产系统中找到相应楼栋或房号？

答：请首先在【存放地点】栏选择准确的校区（校园），并尽可能详尽选择预设好的楼栋和房号信息，如果预设存放地点信息尚不能详尽反映准确的存放地点，可在【存放地点补充信息】栏补充说明。

6. 问：购买了附件，如何办理资产登记业务？

答：分两种情况在资产系统办理登记业务：

（1）若附件与主件同步新增的，合并填写一张“仪器设备、家具报增单”，报增单信息以主件为准，人工计算出“主件自身单价加上每个主件平均分配得到的附件的价值总和”，填入到报增单【单价】栏，附件信息则填写在报增单下方的【附属设备】栏。

（2）若附件所需依附的主件已经是在账固定资产的，则进行附件设备单独报增。请进入“资产报增—我的采购信息—新建采购基本信息”版块，通过采购信息创建附件报增单进行业务登记。

7. 问：在【我的资产卡片管理】中能看到目标资产卡片，但办理维修、附件报增、调拨、报废等业务时却查找不到该目标资产卡片？

答：在资产系统中，如果该目标卡片被其他未办结的业务流程占用，则会导致无法再次发起新的业务申请。此时请先办结原来的业务流程后再申办新的业务。

8. 问：如何在资产系统中办理资产调拨业务？

答：若资产在原单位内调拨的，则进入资产系统的【单位内调拨】版块，若资产需要在校内不同单位间调拨的，则进入资产系统的【单位间调拨】版块。

（1）单位内调拨：在资产系统中，由原保管人发起资产单位内调拨申请，接收资产的新保管人确认接收，资产系统自动将资产卡片的保管人更新为新保管人。

（2）单位间调拨：在资产系统中，由原保管人发起资产单位间调拨申请，先经原单位设备秘书、主管领导审批，再经设备处、拟接收单位设备秘书、接收人、接收单位主管领导等审批后，资产系统自动更新资产卡片的资产使用单位和保管人信息。

 

三、资产报废、实物处置等业务相关问题

1. 问：什么情况下资产可以申请报废？

答：凡符合下列情况之一的设备和家具可申请报废：

（1）因使用时间长，达到或超过教育部规定的最低使用年限，导致使用性能低、精度差、技术落后，达不到教学、科研、行政、后勤保障等工作要求，且无改造利用价值的。

（2）损坏严重无法修复或修复成本过高的。

（3）在安全、环保、耗能等方面不能达标，需要强制报废的。

注：已达到或超过最低使用年限但仍可以继续使用的设备和家具，应当继续使用。教育部要求学校须从严控制未达到最低使用年限的设备和家具的报废

2. 问：资产的最低使用年限是多少？

答：根据教育部颁布的《教育部直属高校固定资产最低使用年限表》，不同资产分类对应的最低使用年限不一样，常用的办公设备（电脑、打印机、复印机、扫描仪等）的最低使用年限为6年，空调、抽湿机等为10年，家具为15年。资产保管人可通过资产系统打开资产卡片查看其对应的最低使用年限。

3. 问：既然有最低使用年限要求，那么从什么时候开始计算资产的已使用年限？

答：资产的已使用年限从财务入账时间（即完成财务报销时间）开始计算。

4. 问：如何提交资产的报废申请？

答：单价或批量价值50万元以下的资产，可以在学校的资产系统提交报废申请，按照拟报废资产最高单价在【资产处置】版块选择【资产报废（10万以下）】或【资产报废（10万以上）】进行填报。单价或批量价值超过50万元（含）的资产需要提交纸质版报废申请材料，不能在系统提交申请，相关表格可在设备处网站（http://sbc.sysu.edu.cn/downloads/device）下载。另外，单价或相同品牌型号批量价值超过10万元（含）的资产申请报废时，需要补充提交纸质版的《中山大学贵重仪器设备报废论证表（单价≥10万元）》或《中山大学仪器设备和家具类固定资产批量报废论证表（批量价值≥10万元）》一式两份。

5. 问：报废论证表上的专家组成员有什么要求？

答：专家组至少要由5位具有相关专业领域高级职称或同等专业水平的专家组成，其中至少包含2位非资产使用单位人员，且由其中1位担任组长。

6. 问：未达到最低报废年限的资产可以申请报废吗？

答：未达到最低使用年限的资产只要符合报废条件，也是可以申请报废的，但必须经由资产使用单位党政联席会或单位办公会集体讨论通过。未达最低使用年限的资产申请报废时，需补充提交拟报废原因的详细说明及本单位集体审议同意报废的相关佐证材料。如拟报废设备和家具尚有使用价值，需提前在校内网发布不少于10个工作日的征集调剂需求并提交佐证材料。

7. 问：报废审批需要经过多少环节？

答：报废申请经资产使用单位领导签批报出后，先由文献与文化遗产管理部门进行收藏留存审核，审核通过以后设备处会在2个工作日内完成报废材料初审，并按一次性申请报废的设备和家具单价或批量价值的账面原值，逐级审核或审批：

（1）“单价且批量价值＜20万元”的，由设备处审批。

（2）“20万元≤单价或批量价值＜50万元”的，由设备处审核，国有资产管理办公室审批。

（3）“50万元≤单价或批量价值＜100万元”的，由设备处、国有资产管理办公室逐级审核，分管设备工作的校领导审批。

（4）“单价或批量价值≥100万元”的，由设备处、国有资产管理办公室逐级审核，分管设备工作的校领导批示，提交校长办公会审批。

8. 问：获批准报废的资产可以由保管人或资产使用单位自行处理吗？

答：获批准报废的设备和家具，由使用单位负责拆卸成可搬移状态，并保持实物的相对完整，集中放置和妥善保管，由设备处组织清点和回收，或根据实际情况进行现场处置。任何单位或个人无权自行处理。

9. 问：部分已经审批通过的报废资产，为何不能马上安排上门回收？

答：按照审批权限的划分，由职能部门审批同意或分管设备工作的校领导审批同意报废的资产，必须不定期汇总给博物馆（校史馆），由博物馆（校史馆）按收藏留存筛选程序组织鉴别，待出具具体的收藏留存建议后，再提交校长办公会审议。只有获得校长办公会审议同意实物处置后，设备处才能组织实物回收，因此这部分资产不是获批准报废就可以马上清运回收的。

如果校长办公会决定需收藏留存报废资产实物的，实物交由学校相关部门或资产使用单位进行收藏管理，并由设备处登记留用去向，各保管单位建立相应管理台账；其余明确无需收藏留存的实物，则进行公开拍卖处置。

10. 问：需要申请报废的资产很多，可以分开几张单申报吗？

答：同一申请人如果短期（30天）内提交了多张报废申请单，需要合并提交，并按照合并后的总价值确定后续报废审批的相关权限。

11. 问：在资产系统里面提交报废申请，应如何填写收藏留存建议？

答：为配合学校收集和保护潜在校史藏品，学校博物馆（校史馆）提供筛选指引，要求资产报废申请人明确指出申请报废的资产是否符合筛选标准，如有，须根据指引介绍具体情况（含使用情况以及在教学科研中发挥的作用等）。如无指引所述情况，需逐条明确回应，不能回避。报废申请人对提供信息的真实性、准确性、完整性负责，保证所提供信息不存在误导性陈述和重要遗漏，若由此造成潜在校史藏品流失，将承担相应责任。筛选指引如下：

（1）院士或文科二级教授使用过的物品；

（2）国家重大科研项目中使用过的仪器设备；

（3）获得国际重要奖项或在取得国际重要成果中使用过的仪器设备（由获奖人或研究人自主评估）；

（4）获得国家级教学和科研奖项中使用过的仪器设备；

（5）报废申请人认为有必要留存的报废物品。

 

四、贵重仪器设备管理问题

1. 问：学校关注使用效益的贵重仪器设备的范围？

答：凡纳入学校固定资产管理、单价人民币10万元及以上、用于教学或科研的贵重仪器设备，均属于学校关注使用效益的范围。

2. 问：贵重仪器设备应如何进行使用登记？

答：贵重仪器设备均需要进行使用登记，没有预约系统的，使用《中山大学贵重仪器使用记录表》进行机时登记。使用贵重仪器设备，须认真、客观地在相应的《中山大学贵重仪器使用记录本》中记录使用时长、实验项目及使用人资料等信息。使用记录本模板可在设备处网站下载（http://sbc.sysu.edu.cn/downloads/device），各单位可在模板基础上扩充记录内容。利用仪器预约使用管理系统进行仪器开放共享管理的，系统内所记录的使用情况数据已包含记录本所要求的字段信息的，以系统的记录数据为准。

3. 问：贵重仪器设备的有效使用机时如何计算？

答：有效使用机时包括“必要的开机准备时间+测试时间+必须的设备后处理时间”，但不包括空转时间。

4. 问：如何知道学校贵重仪器设备的保有情况？

答：请访问以下网址：https://yqgx.sysu.edu.cn，使用NetID登录，在其中的“仪器设备查重”版块，可查询到全校已经办理固定资产登记的单价20万元及以上的贵重仪器设备。

5. 问：贵重仪器设备必须要开放共享吗？

答：按照《中山大学贵重仪器设备使用管理实施细则》（中大设备〔2018〕4号）规定，单台套价值在30万元及以上的贵重仪器设备须开放共享使用，通过加入校内外各级仪器共享信息管理平台，扩大共享服务范围。如因涉密、功能特殊、技术要求特殊、研究目的特殊等其他特殊需要在一定时期内不予开放共享的，应书面向设备与实验室管理处提出申请，由设备与实验室管理处会同学校保密管理或科研主管部门审批。

6. 问：目前对于贵重仪器设备开放共享管理工作都有哪些考核？

    答：来自上级部门的要求，结合学校自身管理工作的需要，目前常态化考核贵重仪器使用及共享管理情况的工作如下：

（1）科技部、财政部每年6-8月联合开展考核评估工作，主要针对单价50万元以上的教研贵重仪器设备的开放共享情况，考核内容包括：制度建设、年使用机时、对校外共享机时及收入、仪器支撑科技创新的成果案例等。

（2）教育部在每年9-10月开展单价40万元及以上的教学科研贵重仪器设备在上一学年度的使用情况考核，考核内容包括：学年有效使用机时、仪器支撑的人才培养、论文、专利、奖项等。

（3）结合教育部的考核时间和内容，学校自身同步开展贵重仪器使用管理综合考核，除考核年使用机时达标率外，还从仪器设备利用水平、日常运行管理情况等方面了解仪器设备的效益状况和管理水平。

7. 问：贵重仪器使用机时多少为达标？

答：按教育部规定，以学年有效使用机时800小时以上为达标。

8. 问：贵重仪器开放共享使用能收费吗？

答：贵重仪器设备除用于执行学校的教学任务外，原则上均实行有偿使用。收费项目及收费标准由使用单位提出申请，按学校收费管理的有关规定执行报批、报备和公示。未经学校批准不得擅自收费或改变收费标准。

9. 问：如何制定贵重仪器使用收费标准？

答：贵重仪器设备有偿使用的收费标准，国家或省发改委有具体规定的，按其规定执行；没有规定的，按照成本补偿和非盈利原则进行合理的成本核算，参考以下方式制定标准：

（1）仪器设备使用费包括测试分析费和材料消耗费两部分。其中材料消耗费为仪器设备使用中消耗材料所需要的购置费用；材料消耗费以外的维护维修、水、电等运行费及根据人力成本收取的服务费，合并为测试分析费；仪器设备的收费标准中应分列材料消耗费与测试分析费；

（2）仪器设备使用费应参照本校、本地区高校及科研院所同类仪器设备的收费标准，并综合考虑测试分析服务、房屋资源使用、水、电、一次性消耗材料及易耗品折旧、仪器设备折旧等费用；

（3）面向校外单位及人员收取的“校外价”和面向校内人员收取的“校内价”收费标准应有差异，原则上“校外价”不得低于校外单位开展同类项目的收费标准，“校内价”收费标准为校外收费标准的四分之一至二分之一。各使用单位可根据实际情况制定面向本单位人员的收费标准，单位内的收费标准原则上不得超过校内收费标准。 

10. 问：贵重仪器使用收入如何管理？

答：贵重仪器设备有偿服务收入（含测试分析费和材料消耗费）严格按照国有资产有偿使用收入的相关规定，纳入学校财务统一管理，学校核算部门为各使用单位设立贵重仪器设备使用费专用项目，各使用单位可定期按照学校财务的管理规定进行结算。

 

五、工作联系方式

设备与实验室管理处网址：http://sbc.sysu.edu.cn

资产报增、维修、日常管理业务联系电话：84110902

资产报废、实物回收业务联系电话：84112478

贵重仪器使用管理业务联系电话：84112146

中大设备工作交流QQ群：321419652