资产使用单位监督验收工作指引

 

 

 资产使用单位监督验收工作指引

适用范围：采购单价或批量总价在20万元以上（含20万元）、40万元以下（不含40万元）的设备物资(不含实验材料）

（采购单价或批量总价即进口货物购销协议书或者国内采购合同的合同价格）

第一步：开箱验货

1.到货后如无特殊原因，应尽快举行用户与供应商双方（进口免税货物需用户、用户委托的代理商及供应商三方）开箱验货；

2.货物品牌、型号、数量、产地、供货日期等与合同是否相符；

3.货物随箱应有出厂合格证等证明材料，外包装完整，有清晰的标识；

4.货物含有安装工程内容，或者属于定制类型的，材料或配件开箱验货时，供应商应提供相关材料或配件的合格检测证明材料（如没有特别说明，至少应符合相关国标要求）；供应商应标时提供了制造商/代理商授权书（或货源渠道证明）的，验货时应提供货源渠道合法性证明材料；

5.货物属于家具类的，供应商须提供本批货物的主要原材料和成品的合格检验证明材料，并现场检查原材料的材质、尺寸等是否与合同约定一致。

6.1国内货物，用户代表须对以上资料清点后，填写《中山大学国内采购开箱验货表》，与供应商代表双方签字确认。

6.2进口免税货物需中大进出口贸易公司、用户代表、供应商代表三方开箱验货，请点无误后填写《中山大学进口设备物资开箱验货表》并三方签字确认。如有品牌、型号或产地不符情况，责成供应商限定时间内提供说明函，交至设备处采购管理科负责免税的老师处理后方可进入下一步；数量多于合同清单数量，用户报设备处处置（不允许供应商带走），数量少于合同清单数量，责成供应商限期补足货物。

请用户老师留存开箱验货的所有材料，届时作为技术质量验收的必备的资料。

第二步：安装、调试，试运行

 货物开箱验货无误后，进行安装、调试，调试完成并经过试运行一段时间无故障后（数周或1-2个月），用户应按供应商投标时响应承诺的技术要求/规格偏离表的指标逐项测试数据，并填写《验收测试报告》。对由于检测手段所限不能通过现场检测查验的技术指标应要求供应商提供第三方检测证明或者出厂检测报告作为佐证材料。双方确认通过测试的指标证据（图、表、计算依据的截图、照片等等）可作为验收测试报告的内容。

指标参数全部符合合同约定的，可申请现场技术质量验收。

第三步：技术质量验收【一般要求到货后90天内需完成技术质量验收工作】

     验收现场需准备

1.《中山大学统一采购设备物资验收报告1》（一式3份）（下简称《验收报告1》）； 

（1）报告上需有项目负责人意见，在现场验收前签署同意验收意见； 

（2）报告需附供应商法人代表授权证书原件，一式3份（签字和盖章，被授权供应商代表当天必须到场，否则验收无效）。    

2. 验收测试报告（每页都需用户代表和供应商代表双方签字，以及日期）1份。【该报告实际为《验收报告1》的 主要技术参数 一栏的佐证材料，该报告是否完善将影响专家对主要技术参数数据是否采信，请尽力重点突出、细节详尽】

3. 开箱验货表原件及开箱验货的所有资料；

4. 投标时的技术要求/规格偏离表复印件或 响应技术要求的应标说明系统打印件【该参数表是《验收报告1》的 主要技术参数栏 撰写的主要依据】；

5. 合同书(进口货物购销协议书或国内采购合同）复印件等等；

6. 现场需邀请一名非本学院（医院或二级单位）的专家作为验收组组长【专家一般为副高级以上】。

以上准备好后，请与资产使用单位管理人员，一般为设备秘书（学院请联系党政办，医院请联系院办或者设备科，其他单位请联系综合科等）联系组织监督验收。

纠纷处理办法：验收过程（从第一步开箱验收起）中发现异常情况，经用户和供应商协商无法达成一致意见的，请用户和资产使用单位及时上报设备与实验室管理处进行处理。

第四步：验收资料提交

用户需在验收通过后10个工作日内提交资产使用单位以下资料：

1.        验收报告一式3份，含供应商法人代表授权证书原件（签字和盖章）【必须】。

2.        开箱验货表原件（需附双方签字确认的合同配置清单）1份【必须】。

3.        安装调试报告（没有固定模板，可依照厂家或供应商模板提供，双方需签字确认）1份【可选】。

4.        验收测试报告（每页都需用户代表和供应商代表双方签字，以及日期）1份【必须】。

5.        专家费签领表（第一次验收费用为学校支付，需由单位管理人员转交设备处）原件1份。

第五步：后续处理事项

1.        进口免税设备：

事项1. 验收通过后，资产使用单位的管理人员需在“合同管理及跟踪提醒系统”上登记验收日期。（此步操作对于进口设备非常重要，是通知中大外贸启动尾款支付程序必须的一步操作）中大进出口公司将在3个工作日内联系用户老师确认是否支付尾款，如收到，请务必于3个工作日内回复。如没有收到中大进出口公司联系邮件或电话，请主动联系公司。

事项2. 中大进出口公司完成结算后，结算票据将返还给用户老师，请用户老师及时办理学校固定资产报增手续。【建议用户在等待中大进出口公司结算过程中，提前准备好提交学校资产管理系统办理报增所需的材料】

事项3. 办理固定资产报增后，请及时到学校财务部门办理冲账手续，进口设备产生的暂付款同时销账。

2.        国内采购设备：

事项1. 用户老师敦促供应商按合同提供发票，及时办理学校固定资产报增手续。【建议提前准备好提交学校资产管理系统的材料】

事项2. 办理固定资产报增后，请按合同约定到学校财务部门办理付款手续。

第六步：验收材料归档

资产使用单位收齐材料后，除留存第四步收到的1验收报告两份外，其余    1—5一套原件材料需提交设备处归档及开支专家费。

设备处检查无误，收取资料后，验收结束。

 

 

设备处验收咨询电话：020-84110078。

 

     设备与实验室管理处

2020年11月