中山大学设备物资购置论证管理实施细则 （2024年修正）
（2024年修正）
（2024年第16次校党委常委会会议通过，
根据2024年第22次校党委常委会会议决定修正）
第一章 总则
第一条 为进一步规范学校设备物资购置管理，优化设备物资配置，提高使用效益，根据《高等学校仪器设备管理办法》《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》《中央级新购大型科研仪器设备查重评议管理办法》《政府采购需求管理办法》等相关法律、法规，以及《中山大学采购管理办法》《中山大学设备物资采购管理实施办法》等学校相关制度，结合学校采购工作实际，制定本细则。
第二条 预算单价或批量（指在一个财政年度内，同一个经费项目下的同一品目或者类别的设备物资采购，下同）总价在学校分散采购限额（以下简称“学校限额”）以上的设备物资实施采购前须进行购置论证。
第三条 使用学校专项经费采购，预算单价或批量总价虽未达到学校限额，但经费主管部门认为需要进行购置论证的设备物资，实施采购前应进行购置论证。
第四条 本细则所称的“设备物资”是指仪器设备及实验材料，包括仪器设备、仪器设备维修（改造）维保服务、计算机成品软件、家具及实验材料等。
本细则所称的“设备物资购置论证”（以下简称“购置论证”），是指计划采购并已获经费支持的设备物资，在实施采购前由学校组织专家组，对拟购设备物资的必要性、可行性、购置预算或最高限价、采购数量和配置的合理性、合规性，及其预期使用效益等购置方案内容进行的论证。
第二章 职责分工
第五条 设备与实验室管理处是学校设备物资购置论证的归口管理部门，其主要职责为：
（一）制定学校设备物资购置论证相关制度，规范设备物资购置论证相关工作流程，监督检查购置经费负责人和资产使用单位对购置论证相关制度落实情况；
（二）对各资产使用单位组织的预算单价或批量总价在学校限额以上，但低于40万元的设备物资的购置论证进行监督、指导。
（三）组织预算单价或批量总价40万元以上的设备物资的购置论证，并在通过购置论证后：
1．对预算单价或批量总价低于100万元的设备物资购置方案进行审批；
2．对预算单价或批量总价100万元以上的设备物资购置方案进行审核并报学校审批；
（四）建设和维护学校设备物资购置论证信息系统或模块（以下简称“论证系统”）；建设和维护“中山大学购置论证专家库”。
第六条 各资产使用单位主要职责为：
（一）组织本单位预算单价或批量总价在学校限额以上，但低于40万元的设备物资的购置论证，并将通过论证的购置方案及相关材料报设备与实验室管理处审批；
（二）对购置的必要性、可行性、采购数量及配置的合理性、合规性及拟购设备物资的预期使用效益等进行评估；
（三）对本单位设备购置的前置条件（包括场地、配套条件等）予以审核，保证设备到货后的安装、验收和使用的条件；
（四）审核本单位经费负责人在论证系统上提交的购置申请材料的真实性、完整性和准确性。
第七条 经费负责人主要职责为：
（一）进行充分的需求调查，明确采购需求；落实设备物资购置所需的经费和场地、配套条件等前置条件；
（二）通过论证系统提交相关购置申请材料，并对材料的真实性、完整性和准确性负直接责任；
（三）根据资产使用单位、论证专家组、设备与实验室管理处审核意见及采购需求调查情况对购置方案进行修改和完善。
第八条 论证专家组按本细则第四章要求组织遴选，其主要职责是：
（一）对拟购设备物资的必要性、可行性、预算或最高限价、采购数量和配置的合理性、合规性，及其预期使用效益等进行论证并出具论证意见；
（二）对采购执行过程中的购置方案修改进行复审并出具复审意见；
（三）对采购预算金额在政府采购分散采购限额标准（以下简称“政府限额”）以上的进口设备物资，出具是否必须采购进口产品的意见。
第三章 购置论证程序和主要内容
第九条 经费负责人提出购置申请前，应确保已落实下列条件：
（一）完成拟购设备物资的需求调查，明确采购需求；
（二）落实购置所需经费及后续运行费，且已按学校预算主管部门的要求完成相关采购预算申报；
（三）设备安装、使用场地以及各项辅助配套条件；
（四）设备管理人员；
（五）购置和使用所需的相关许可证或资格证。
第十条 使用学校专项经费采购单价50万元以上的大型科研仪器，对项目申报单位在学校年度大型科研仪器开放共享绩效评价结果不合格的，学校同类存量设备使用效率较低的，拟购置设备的预计年使用机时达不到800小时的，以及拟购置设备不纳入学校共享的等项目进行从严控制。
第十一条 预算单价或批量总价低于40万元，以及属于本细则第三条所述情形的设备物资，购置论证工作流程如下：
（一）经费负责人或经办人在论证系统上提交设备物资购置相关申请材料；
（二）资产使用单位组织论证专家组对购置申请进行论证，论证通过后购置方案由本单位分管设备采购领导签署意见后报设备与实验室管理处进行审批。
第十二条 预算单价或批量总价在40万元以上设备物资，购置论证工作流程如下：
（一）经费负责人或经办人在论证系统上提交设备物资购置相关申请材料；
（二）资产使用单位对购置申请进行评估，并由分管设备采购的单位领导签署意见；
（三）设备与实验室管理处在收到购置相关申请材料后3个工作日内对申请材料进行初审并向经费负责人或经办人反馈初审意见；
（四）初审通过后，设备与实验室管理处5个工作日内组织专家论证，其中预算单价或批量总价500万元以上的应由分管校领导主持论证会；
（五）通过论证后，低于100万元的设备物资购置方案由设备与实验室管理处审批，100万元以上的设备物资购置方案经设备与实验室管理处审核后报分管校领导审批。
第十三条 专家论证一般采取会议论证，对符合以下情形的论证可采取通讯评议方式：
（一）按学校相关制度认定为教学科研急需的设备和耗材的购置论证；
（二）已通过学校相关职能部门立项论证的，且论证内容已涵盖第十五条要求的设备物资购置论证。
第十四条 已通过论证的购置方案在采购执行过程中，如需变更，按以下情况进行审批：
（一）需变更论证材料中非技术指标参数的（如佐证材料、售后服务要求、技术指标参数的重要程度等），以及因不符合国家或学校采购相关规定和要求需变更或进一步细化技术指标参数的，经费负责人可直接向政府采购与招投标管理中心提出申请，由政府采购与招投标管理中心审核后变更；
（二）需变更第（一）项情形之外的技术指标参数或购置预算，且购置预算不超过立项预算的，由经费负责人向设备与实验室管理处提出申请，经原论证专家组审议，综合专家组意见，按以下情况进行审批：
1．预算单价或批量总价低于100万元的，由设备与实验室管理处进行审批；
2．预算单价或批量总价在100万元以上的，经设备与实验室管理处审核后报分管校领导审批。
第十五条 购置论证主要内容包括：
（一）购置必要性：购置目的、意义，在教学和科研等工作中的用途和支撑作用，预算金额在政府限额以上的进口设备采购进口产品的必要性，是否重复购置及校内已购置同类设备物资的使用率，是否可通过购买分析测试或加工等服务、校内外共享或调剂等方式解决使用需求等；
（二）购置可行性：设备安装场地、使用环境以及各项辅助配套条件的安全和完备程度、设备运行维护费的落实情况、设备管理人员的配备及其落实情况等；
（三）购置合理性：拟购设备物资是否先进或适用，以及选型和配置、技术指标参数、性能价格比等是否合理；
（四）购置合规性：配置是否符合国家及学校规定的配置标准（没有规定配置标准的，应从严控制，合理配置，严禁奢侈浪费）；对属于国家、地方或学校控制采购的设备物资，是否已取得购置许可等；
（五）设备的使用管理及效益：年使用率、是否可供校内外共享方案、预期使用效益及风险分析等。
第十六条 购置申请经审批同意后，设备与实验室管理处将相关材料提交政府采购与招投标管理中心进行统一采购，并通知资产使用单位启动采购。其中政府采购项目须通过需求审查后方可执行采购。
第四章 论证专家遴选
第十七条 论证专家应具备以下条件：
（一）遵纪守法，能客观、公正、廉洁地履行专家权利、义务和职责，维护学校的合法权益，并对个人的评审意见承担法律责任；
（二）熟悉拟购设备物资或同类产品，了解拟购设备物资或相关学科领域的最新发展趋势，与经费负责人及相关项目组成员无利害关系，且与拟购置设备物资的生产商、供应商或潜在供应商等不存在利害关系；
（三）一般情况下应低于70岁，具有副高以上职称或者具有同等专业水平（或从事相关领域工作满8年），具有本科及以上学历。对专业性较强的项目，职称、工作年限、年龄等要求可适当放宽。
第十八条 论证专家组的组成：
（一）论证专家组应由3人以上单数组成，其中单个项目500万以上论证专家组不少于5人，且成员不可为经费负责人及其相关项目组成员，资产使用单位人员不超过论证专家组人数的1/2，不得担任论证专家组组长。专家组论证结论按照简单多数原则确定。
（二）进口产品的购置论证，论证专家人数应当由5人以上单数组成。对于非教学科研用途进口产品的购置论证，除必须包括一名法律专家外，其余专家必须是校外技术专家。
第十九条 购置论证专家由论证组织单位从购置论证专家库符合条件的专家名单中采取抽取方式遴选。
第二十条 设备与实验室管理处根据学校学科发展和科学研究需要、专家信用评价等情况对专家库信息进行维护和更新。
第五章 纪律要求和责任追究
第二十一条 购置论证实行回避制度，参与论证的相关人员（包括论证专家、拟论证项目负责人及项目组成员、设备与实验室管理处工作人员，以及分管校领导等）或其直系亲属与拟购置设备物资的生产商、供应商或潜在供应商等具有利害关系的，应该主动回避。
对于参与论证人员违反回避制度的，将视论证进展情况采取相关人员离场、终止论证、重新论证等措施。如论证专家违反回避制度，将取消其论证专家资格。
第二十二条 参与购置论证人员应遵守国家相关法律、法规和学校的有关规定，坚持原则，廉洁自律，自觉维护学校的合法权益，主动接受审计处、财务处及纪检、监察专员办的监督。
第二十三条 论证专家应本着对学校高度负责的精神，按规定的权限、程序开展论证工作，实事求是、客观公正地发表意见。
第二十四条 参与购置论证的相关人员应对下列事项履行保密义务：
（一）提交论证的相关资料；
（二）专家在论证过程中发表的意见；
（三）其他需要保密的事项。
第二十五条 任何单位和个人不得以任何方式干预或影响论证过程和结果。任何单位或个人有权对购置论证过程中的违规行为向纪委、监察专员办，审计处，财务处等部门进行检举和投诉。
第二十六条 在设备购置论证中，相关单位和工作人员严禁以下行为：
（一）提供虚假论证材料；
（二）设备购置经费、安装使用场地落实承诺不实；
（三）谋取、收受任何不正当利益;
（四）其他违反本细则规定的行为。
第二十七条 有关单位或相关人员违反本办法，学校可根据其行为的性质、情节及所造成后果的严重程度，采取以下处理措施：
（一） 批评教育；
（二） 责令作出书面检查；
（三） 在一定范围内通报批评；
（四） 取消年度评优评先资格；
（五） 调减年度奖励性绩效；
（六） 法律法规规章或学校规定的其他处理措施。
以上措施可以单独适用或者合并适用。构成违纪应承担纪律责任的，依照党纪法规和学校有关规定给予相应纪律处分。需要追究领导责任的，按照有关党纪法规和学校规定对有关单位领导人员实行问责。涉嫌犯罪的，移送有关机关依法处理。
第六章 附则
第二十八条 本细则中“以上”包含本数，“低于”不包含本数。
第二十九条 本细则由设备与实验室管理处负责解释。设备与实验室管理处对本细则的落实执行负有主体责任，如本细则执行不力，追究设备与实验室管理处及主要负责人、部门负责人相应责任。
第三十条 本细则经学校党委常委会会议审议通过，自2024年7月17日起施行。原《中山大学设备物资购置论证管理实施细则（试行）》（中大设备〔2019〕3号）自本修正案发布之日起废止。
