免税相关业务及合同管理的问与答（持续更新中）

 

免税办理等业务相关问题

1. Q:科教用品免税申请表如何填写？

A:明确购置货物具体科研课题或具体教学课程名称；

表格中第8点科研的用途：购置设备的自身科研用途，不可照搬说明书；结合具体课题或实验说明该设备提供了什么环境或测量分析什么数据达到X科研目的；

表格中第9点，功能和原理。如设备为多部件组合的设备：首先说明设备由哪些部件组成？各部件起到什么作用？是否必不可少？其次说明各部件如何配合工作，如由A完成？再经过B做？再到D……最后说明在什么研究中开展什么实验需用到该设备，该设备提供什么样的实验环境或测量分析什么数据，从而达到什么样的科研目的。如设备为单一设备：说明设备由那些模块集成一体的，其内部测量或运行过程，运用什么原理得出什么结果。

2. Q:进口货物购销协议书签订完毕后，免税申请多久获批？

A:预估至少34天（自进口协议书签订完毕后，学校委托外贸代理公司与供应商委托的外贸代理公司15天内签署订购合同；6个工作日完成免税申报资料的收取、制作、审核和盖章；3天内完成免税资料扫描并在中国国际贸易单一窗口进行申报；10个工作日海关反馈审批意见）。

3. Q:减免税货物未验收出现故障，部分配件境内维修如何办理？

A:用户单位自行联系乙方或售后承担方，并在维修单据中详细列明设备信息、维修事项、维修天数等信息，经用户单位负责人审批、盖章后将维修单据交至设备处备案，即可将货物拿至维修点，维修天数截止前用户追回设备。

4. Q:申购的进口仪器设备到货后，应办理什么手续？

A:进口仪器设备到货后，依照进口货物购销协议书中的约定时间与学校委托的外贸公司及供应商预约时间，进行三方开箱验货及安装调试。（三方指用户老师、学校委托外贸公司、进口货物购销协议书乙方或厂家）

5. Q:进口货物购销协议书签订完毕后，什么时候可以付款？

A:我校购置的进口货物向海关申报免税获批后，由学校委托的外贸公司依据进口货物购销协议书及预估汇率出具付款通知书交至设备与实验室管理处，并邮件/短信通知用户至设备与实验室管理处领取付款通知和订购合同，用户凭借进口货物购销协议书1份、订购合同1份、付款通知书至学校财务处办理请款手续。

6. Q:进口货物购销协议书已签订完毕，草拟订购合同时可以修改付款方式、目的口岸、设备型号等信息吗？

A:订购合同的条款信息依据进口货物购销协议书草拟，若对订购合同条款信息修改，必须重新签订进口货物购销协议书。

7. Q:因教学科研需要，如何办理减免税货物临时变更放置地点？

A:用户通过学校办公自动化系统（OA系统）提交减免税货物临时变更放置地点的申请，申请附件含《中山大学仪器设备和家具类固定资产放置校外使用申请表》、放置校外资产明细清单、相关必要性支撑材料（科研项目任务书、合作协议、场地租赁协议或其他有效证明等）；设备与实验室管理处对申请进行复核，并向广州海关呈报临时变更放置地点的公函，获批后，用户单位方可将减免税货物放置校外实验场所开展教学科研活动。

8. Q:如何办理进口免税设备对外开放共享申请？

A:用户通过学校办公自动化系统（OA系统）提交进口免税设备对外开放共享使用申请，申请附件含设备清单及设备共享管理措施等；设备与实验室管理处对申请进行清单复核，并向广州海关呈报减免税货物对外开放共享使用的公函，获批后，用户单位方可将进口免税设备对外开放共享开展教学科研活动（通过商务部申报最终用户与最终用途说明方可进口的减免税设备除外）。

9. Q:如何办理减免税货物学校最终用户与最终用途声明文件？

A:由用户通过学校办公自动化系统（OA系统）提交办理减免税货物最终用户与最终用途声明申请，申请附件含设备出口国要求提供的最终用户与最终用途说明（英文版、参考中文版）、设备出口国相应规定；设备与实验室管理处向学校申请办理《最终用户与最终用途说明》。

10. Q:如何向中国商务部申请办理减免税货物《设备最终用户和最终用途说明》？

A:用户通过学校办公自动化系统（OA系统）提交办理减免税货物进口许可申请，申请附件中含《货物最终用户信息表》、《购置情况说明函》；设备与实验室管理处向学校申请办理《最终用户与最终用途说明》，在商务部业务系统上传《最终用户声明》并向商务部呈报《最终用户和最终用途说明》的函；由学校委托的外贸公司在商务部系统中上传进口商资料；最后由用户根据商务部批复要求携带相关资料至商务部现场答辩。

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合同签订等相关问题

1. Q:合同中甲方用户单位负责人签字是谁？

A:由经费负责人或分管院系领导签署。

2. Q:异地清关风险提示及承诺书是否签字？

A:协议书条款中1.5条款选择“广州机场”此承诺书不用签署，选择“其他”用户单位经办人需要签字并加盖公章。

3. Q:签订的进口协议书时需要提交哪些材料？

A:（1）采购方式为分散采购（网上竞价）须提交材料：

供应商已签字盖章及用户已签字的协议书(含附件，一式六份，均为原件)；中文产品彩页及简介（一式两份，均为原件）；加盖公司印章的营业执照副本复印件（一式一份）；供应商法人代表授权书（一式一份）；附属医院用户承诺书（一式六份，由用户签字、附属医院设备管理部门负责人签字、附属医院院长签字并加盖医院印章后提交，仅对附属医院用户适用）。

（2）采购方式为统一采购须提交材料：

供应商已签字盖章及用户已签字的协议书(含附件，一式六份，均为原件)；中文产品彩页及简介（一式两份，均为原件）；附属医院用户承诺书（一式六份，由用户签字、附属医院设备管理部门负责人签字、附属医院院长签字并加盖医院印章后提交，仅对附属医院用户适用）。

4. Q:哪些情况需要签订国内采购合同？

A:凡通过招标形式（学校统一采购）进行的国内采购货物均需签订合同；通过网上竞价或实验材料采购平台形式采购，且需要学校预付款的国内采购货物；通过货比三家/单一来源商务谈判采购并需要学校预付款的货物采购。

4. Q:统一采购如何申请使用非范本合同？

A:开展采购前已完成非范本合同的审批（通过OA报设备处审核，发规办政策法规处审批），由政府采购与招投标中心将非范本合同与采购需求等文件一起公告，采购完成后，设备与实验室管理处组织签订非范本合同。

5. Q:设备物资采购类合同组织签订的一般程序？

A:采购完成后，用户单位采购经办人在合同管理信息系统（contract.sysu.edu.cn）上传用户与供应商双方协商的合同初稿，单位主管领导审核后提交设备处合同审核工作人员审核、设备处领导审批、定稿，再返回用户单位打印定稿版本，由供应商完成合同的签字签章，再由用户单位项目负责人签字，提交设备处签字盖章。

6. Q:设备物资采购类合同填写的注意事项主要有哪些？

A:设备物资采购类合同的填写应该严格按照采购中标文件比对填写，如何填写请参考附件一填写范例。

7. Q:签订合同的注意事项主要有哪些？

A:经审核后的合同打印出来，由供应商签字盖章和骑缝章，签字人要么是法人代表，如果是委托代理人，需要有公司的授权证明(有公司的公章)。用户单位项目负责人或主管领导在合同文本正文末端“用户单位负责人”签字，不能在“委托代理人”处签字。合同正文后的附件清单需要签字，可以是单位代表或经办人签字，不一定是法人代表。

8. Q:供应商及用户单位签章后，设备处签章流程？

A:线下签章流程：设备物资采购合同均需在设备处盖设备采购专用合同章。在供应商及用户单位均做好签章后，在合同管理信息系统上将合同流转给设备与实验室管理处综合管理科熊春燕老师，即可前往南校园415栋320室盖章。

电子签章流程：见设备处主页—办事指南——合同及免税管理——设备物资采购合同电子签章流程，根据流程指引操作即可。

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三、工作联系方式

设备与实验室管理处网址：http://sbc.sysu.edu.cn

免税进口设备办理业务联系电话：84111805

    合同签订业务联系电话：84111842

 

附件1：国内采购合同（通用货物类）填写范例