设备与实验室管理处办公物资管理规范

第一条 为加强设备与实验室管理处（以下简称“本处”）办公设备、家具及其他用品（以下简称“办公物资”）的管理，保证本处各项工作的顺利开展，根据《中山大学仪器设备和家具类固定资产管理办法》（中大设备〔2018〕1号）等，结合本处工作实际，制定本规范。

第二条  办理固定资产的范围

本处购置的办公物资，符合下列规定的，纳入固定资产的管理范围：

（一）单位价值1000元及以上，使用期限超过一年，能独立使用并且在使用过程中基本保持原有物质形态和功能。

（二）单位价值虽未达到1000元，但一次性批量购置总价值达10000元及以上，使用期限超过一年，能各自独立使用并且在使用过程中基本保持原有物质形态和功能，品牌型号规格相同，由同一保管人保管。

第三条  办公物资的购置

（一） 本处各科室拟购置办公物资时，需向综合管理科提交采购申请（包括购置理由、拟采购物资的参数、预算报价等），经处长办公会讨论通过（10万元及以上）或经分管处领导及处长同意后，由综合管理科资产管理人员（以下简称“资产管理人员”）依据学校的相关规定进行采购。

（二） 办公物资中固定资产的购置（包括论证、采购、合同签署、合同执行、验收等），严格按照学校采购相关管理规定执行。具体由资产管理人员办理，资产管理人员可根据需要委托处内其他在岗人员办理具体采购业务。

第四条  办公物资的管理

（一）  本处办公物资由综合管理科统筹管理，遵循“谁使用、谁保管、谁维护、谁负责”的原则由实际使用（领用）人负责保管。

（二）  综合管理科指定专人作为资产管理人员，统筹负责本处办公物资购置及日常管理的相关工作。其主要职责为：

 1. 督促落实学校的办公物资管理和使用等方面的规程；

 2. 办公设备和家具等固定资产的日常管理，包括固定资产台账管理、定期盘点、资产管理信息变更、数据统计和报送等；

 3. 办公设备和家具的调配、管理和协助维护；

 4. 日常办公用品的添置和领用；

 5. 其他涉及办公物资管理的事项。

（三） 纳入固定资产管理范围的办公设备、家具等，由资产管理人员负责办理固定资产报增、粘贴固定资产标签等手续，并及时办理财务报销手续。

（四） 资产管理人员建立本处固定资产台账，定期清点本处固定资产，保持账、卡、物相一致，并根据实际情况及时办理固定资产的报损、报废、调拨等手续。

（五） 办公设备和家具等固定资产保管人要遵守相关使用规定，防止固定资产的非正常损坏或丢失，及时在学校的资产管理信息系统中更新放置地点信息。禁止任何形式的闲置浪费、公物私化、私自转让、擅自处理等行为。

（六） 为充分发挥办公设备的作用，各种闲置、积压的设备应交综合管理科调剂使用，不得擅自处理。因意外或其他原因造成设备损坏、遗失的，使用（领用）人应向综合管理科提供损坏或遗失情况说明，经同意方可更换或补购。

（七） 资产管理人员应及时办理本处办公设备和家具等固定资产的调配使用、放置地点变更、维修维护、报废处置等资产信息的变动，并按学校相关规定报设备管理科进行账务、实物处理。

（八） 调离人员、离退休人员要及时办理个人经管的办公设备和家具的移交手续，清还个人保管使用的办公用品，办公物资移交手续完成后方可办理后续的人事管理相关手续。未经同意，办公物资不得带走，更不得占为己有，如有违反，将视情节轻重追究相应的责任。

（九）  出借固定资产须获处长批准同意，需由借用单位的相关负责人向综合管理科办理借用手续。

（十）  发生固定资产丢失的情况，应迅速查明原因，由使用（领用）人写出详细书面材料，交处长办公会提出处理意见后，按学校《中山大学仪器设备和家具类固定资产管理办法》办理。

（十一） 公用设备（如复印机等）实行专管共用的原则，由综合管理科负责管理，各科室人员均有自觉维护的责任。

第五条  办公物资中固定资产的报废

拟报废的固定资产要保持完整，账、物相符，并按《中山大学设备家具类固定资产报废处置管理实施细则》（中大设备〔2018〕2号）办理相关手续。

第六条 本规范自2019年1月16日起施行。原《设备与实验室管理处办公设备（用品）管理办法》同时废止。

                                           设备与实验室管理处固定资产购置申请表