设备与实验室管理处公文处理实施细则

第一章  总  则

第一条 为使设备与实验室管理处（以下简称本处）公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《中山大学公文处理实施细则》（中大办〔2017〕20号），结合本处实际情况，制定本细则。

第二条 本细则中的公文主要是本处在履行职责、处理公务时所涉及的具有特定效力和规范体式的文书，是依法进行行政管理和公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效、安全保密的原则。

第五条 本处各级负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本处及各科室公文处理工作的领导和检查。

第六条 综合管理科是本处公文处理的管理机构。

第七条 综合管理科指定专人担任文件管理员，负责本处公文的流转和办理，履行相应的编号、签收、登记、归档等手续；对本处拟制公文的草拟规范进行初核；并跟踪公文办理情况及进行督办。

第八条 本细则适用公文包括纸质公文与电子公文。电子公文指通过中山大学公文信息化系统、依照合法程序进行报批及发布的公文。

 

 

第二章  常用公文种类

第九条 本处常用的行政公文主要有以下种类：

（一）   通知。适用于发布、传达要求有关单位执行和周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（二）   通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

（三）   报告。适用于向学校或上级主管部门汇报工作，反映情况，回复上级部门的询问。

（四）   请示。适用于向学校或上级主管部门请求指示、批准。

（五）   函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（六）   纪要。适用于记载会议情况和议定事项。

（七）   其他公文种类详见《中山大学公文处理实施细则》，此处不再赘述。

第三章  公文格式

第十条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密的公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，密级和保密期限之间用“★”分隔，如“秘密★1年”。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可单独使用主办单位名称。

本处可以使用印有“中山大学设备与实验室管理处”的信函式红色公文首页，可以使用印有“中山大学文件”、“中山大学”的红色公文首页。

（五）发文字号。由单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（1）凡以本处名义印发的公文，文号为“设备〔20××〕××号”。本处与其他部门联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（2）凡由本处起草的涉及本部门工作、但需以学校名义印发的公文，使用“中山大学文件”红色公文首页，由校长办公室统一编号，文号为“中大设备〔20××〕××号”。

（3）凡由本处起草、行文对象为无隶属关系的省、市行政机关的公文，使用印有“中山大学”的红色公文首页，由校长办公室统一编号，文号为“中大设备函〔20××〕××号”。

（六）签发人。请示、报告等上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用全称、规范化简称或同类型单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。联合发文时，先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次编排。

（十二）成文日期。署会议通过日期或发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章。联合发文时，应在对应发文单位署名上用章。

（十四）附注。需要说明的其他事项，应当加括号标注。请示等上行文、需要受理单位答复的平行文，以及需要接受咨询、回复的下行文应将联系人、联系方式作为附注。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。附件的顺序号及其标题应当与附件说明的表述一致。如附件和正文不能一起装订，应当在附件左上角编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第十一条  公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）国家标准执行。

第十二条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十三条 凡由本处起草的涉及全校的重要方针政策、规章制度以及事业发展规划等重大问题的，须以学校的名义发文。

第十四条 本处各科室不得越级向学校或上级部门请示和报告，需向学校和上级部门请示和报告工作的，应以本处名义拟写“请示”或“报告”，送党委办公室或校长办公室办理，不得直接送领导个人。

第十五条 作为学校的行政部门，本处一般不得对校外正式行文。

第十六条 向上级部门行文，应当遵循以下规则：

（一）一般只写一个主送机关，不得同时多头报送。需同时报送其他单位的，应采用抄送形式，但不得抄送主送机关下级单位。

（二）“请示”应当一文一事。不得在报告等非请示性公文夹带请示事项，在请示、报告类公文中不得夹带发文事项。

（三） 学校二级单位的来函事项，如需以本处名义向上级部门请示，应当由本处提出倾向性意见后另文上报，不得原文转报上级部门。

第十七条 本处在职权范围内可向各学院、直属系、各附属医院（单位）、产业集团、各有关科研机构等单位行平行文，文种可为函、通知、通报等。

第十八条 以通知形式发布的公文，可根据工作需要及相关性原则发布普发性公文或特定范围公文。学校行政系统普发性公文，主送单位统称为：校机关各部、处、室，各学院、直属系，各直属单位，各附属医院（单位），产业集团，各有关科研机构。

特定范围公文，可直接罗列具体主送单位；使用“各有关单位”的，应罗列主送单位全称、规范化简称或同类型单位统称，置于公文版记处。

第十九条  校内同级单位可以相互行文，必要时可以联合行文，但应明确主办单位。一般只有一个主送单位，必要时抄送相关单位。

第二十条  在公文处理中，应遵循以下要求：

（一）“统一流转原则”。各科室提交的各类公文应通过综合管理科进行统一管理与流转，采用“一文一号”方式管理。公文不得直送校领导个人，需先经党委办公室、校长办公室登记后，再呈校领导审批。

（二）“统一对外原则”。 本处原则上不得对校外单位正式行文。需向上级机关报告和请示工作、或向校外不相隶属单位函洽工作时，应填写中山大学相应发文稿纸 ，按程序报批，经校领导签发后，以学校名义对外行文。

（三）“逐级审批原则”。本处向学校请示工作，应按照逐级审批的要求，经业务主管部门审核后，报分管校领导审定。需由学校主要负责人审批的，应先报送分管校领导提出明确意见后，再报学校主要负责人批示。原则上不得越级向学校领导呈送请示。

（四）“协商会签原则”。本处向学校请示和报告工作的，凡涉及校内其他部门职权的，应按照相关制度的规定，主动与相关部门协商并达成统一意见后，按程序报校领导审批。

部门意见不统一的，主办部门应列明、分析各方意见的理据，并提出是否予以采纳的拟办意见，报分管校领导协调或裁定。

第五章  公文拟制

第十八条  公文发文包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条  公文起草应遵循以下基本原则：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，必须征求相关单位的意见，力求达成一致。

（七）处长应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十条 起文时应注意事项：

（一）需以学校名义行文时，草拟公文后应填写 “中山大学发文稿纸”。

向学校领导、校级工作委员会或工作小组请示或报告工作，草拟公文后应填写 “中山大学文件处理表”。

（二）上报公文时，均须在对应的发文稿纸或文件处理表上由处长签署意见（加盖公章），并请相关单位会签后，连同规范版式的公文正文、附件，统一送党委办公室或校长办公室流转与呈报校领导，不宜直接送校领导个人。

（三）呈报校领导的请示、报告，原则上主送一位分管校领导，如有特殊情况，需请多位校领导阅批，应根据相关性原则将同一文件先后呈报，严禁一文同时分送。

（四）拟制请示、报告，原则上请示正文不超过1500字、报告正文不超过3000字。请示正文需明确该项工作基本背景、制度依据、诉求重点，归纳简明扼要的请示事项或意见建议。相关论证性材料可以附件形式呈现，做到数据翔实、背景清晰、政策明确、意见可行。

（五）拟制紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。“特急”件应提前1个工作日、“加急”件应提前2个工作日送达党委办公室或校长办公室。

（六）公文中的人名、地名、数字、引文必须准确。引用已发布公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。引用日期应当写明具体的年、月、日。

（七）公文中使用非规范化简称时，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（八）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。

（九）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（十）应当使用国家法定计量单位。

（十一）应注明公文公开属性，类别包括：主动公开、依申请公开、不予公开。以公开为原则，不公开为例外。

（十二）涉密公文的草拟，必须在符合保密管理要求的涉密计算机上处理，并按有关要求采取保密措施。

第二十一条  签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期。签发人应对其所签发公文内容的政治性、准确性等负完全责任。

联合发文由所有联署单位的负责人会签。

第二十二条  由本处拟制报送的公文，或以本处名义印发的公文，处领导签发前，由综合管理科对公文进行审核。重点是：

（一）文种是否正确，格式是否规范；人名、地点、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（二）内容是否符合公文起草的有关要求。

第六章  收文办理

第二十三条 收文办理是指收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十四条 综合管理科收到校长办公室或校内其他部门转来的纸质公文时，对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字，注明签收时间并及时做好登记，收到电子公文时，应及时做好编号并流转。原则上综合管理科应在1个工作日内转处长批示后，交有关分管领导或科室办理。

第二十五条 送处领导批示或者交有关科室办理的公文，综合管理科要负责跟踪催办。原则上自接到各单位的函、会签文件之日起5个工作日内完成。涉及一时难以解决或特殊情况需要延长办事时限的，须说明具体原因，并与来文单位及时沟通。有明确时限要求的材料，应在规定时限内完成。属于急件的，一般不超过3个工作日，并应即时沟通处理。

承办人员应在流转意见栏对来文提出具体的处理意见和建议，公文的最终办理意见需由处长在会签单位意见栏内签署，由综合管理科在1个工作日内反馈给来文单位。

第七章 发文办理

第二十六条 以本处名义印发的公文及平行文审批流程为：经办人填写“中山大学设备与实验室管理处发文稿纸”或“中山大学公文处理表”，连同公文原件交所在科室负责人核稿，呈分管处领导审批，交处长签批后，综合管理科复核、登记、编文号、印制、用印，经办人签收正式文件并发放，综合管理科归档。

第二十七条 以中山大学名义印发的公文审批流程为：经办人填写“中山大学发文稿纸”，连同公文原件交所在科室负责人核稿、分管处领导审批后交处长签批,综合管理科复核、登记并交校长办公室；校长办公室转呈主管校领导审批并编文号、印制、用印后，综合管理科取回公文，交经办人发文，综合管理科归档。

第二十八条 本处制发的各类公文流程 ：

1.公文起草。科室根据工作需要起草公文。报校党委常委会议、校长办公会议、学校主要领导，以及其他重要的非常规办理事项的公文须由分管副处长拟文，处长签署拟稿单位负责人意见。在公文处理表、发文稿纸、校长办公会议题呈批表内的意见为最终意见，应简明扼要地写明“怎么做”、“依据是什么”或“程序如何操作”等问题，要厘清诉求的重点和政策依据，不应含有流转信息、内部讨论过程中的信息等内容。

2.核稿。科室负责人对文稿内容进行核稿。对需要报送分管校领导审批的公文，需分管副处长核稿并在核稿处签字。

3.审批。分管处领导审批。  

4.签批。处长签批。

5.复核。综合管理科对来文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。需作实质性修改的，应报原审批人复审。

6.编文号。对复核后的公文，确定发文字号、分送范围和印制份数。

7.印制。综合管理科按统一格式排版打印后，经办人应对打印件认真校对，修改无误后，方可付印。学校提倡无纸化办公，原则上不印制普发性纸质公文。

8.核发。公文发送前，经办人需再次检查核对有无错误和错字；检查印刷质量，有无错页和漏页，印刷是否清晰。如有严重错误或模糊，必须返工重印。

9.电子公文发布。根据工作需要与公文属性，经处长审定后在学校内部网页及处网页上发布。经合法程序在学校内部网页中公开发布的公文，与正式印发的公文具有同等效力。

第二十九条 拟制公文时，对涉及其他单位职权范围内的事项，应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，处领导应出面协调，仍不能取得一致时，可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请上级机关协调或裁定。

第三十条   公文印制份数应根据发文科室的实际及公文归档的需要确定。

（一）以“中大设备〔20××〕××号”或“中大设备函〔20××〕××号”编号的公文，应至少保证校长办公室留档2份、综合管理科留档1份、办文科室留档1份、收文单位1份，即至少5份。

（二）以“设备〔20××〕××号”编号的公文，按实际需要确定印制份数。

第七章  公文归档

第三十一条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》、广州市工程档案管理及中山大学档案管理的有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十二条 归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本处的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十三条 本处与其他单位联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复印件或其他形式的公文副本。

第二十四条 本处负责人兼任其他职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位负责整理（立卷）、归档。

第三十五条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向学校档案馆移交。

第三十六条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章  公文管理

第三十五条 本处涉及的公文由综合管理科统一收发、审核、用印和归档。

第三十六条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第三十七条 公文的撤销和废止，由学校根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十八条 工作人员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章  附  则

第三十九条 本细则2018年3月修订，自公布之日起施行。

第四十条   本细则由设备与实验室管理处负责解释。