验收工作的问与答（持续更新中）

 1.Q:设备物资验收的范围及验收工作的依据？
A:凡使用纳入学校财务核算经费采购的设备物资及接受捐赠的设备物资均须进行验收，其验收工作适用《中山大学设备物资验收管理实施细则》（中大设备〔2025〕6号）。

2.Q:设备物资的主要分类？
A:仪器设备及零配件、成品软件、家具和实验材料等。

3.Q:设备物资验收的方式？
A:验收方式分为资产使用单位验收和设备与实验室管理处验收两种方式。

4.Q:两种验收方式之间的区别？
A:（1）资产使用单位验收：采购合同或订单金额未达教育部管理的贵重仪器设备标准（40万元）的设备物资，由资产使用单位组织验收并出具验收意见。其中：
①采购合同或订单金额未达到学校分散采购限额标准（以下简称“学校限额”）的设备物资，由资产使用单位组织经费负责人（以下简称“用户”）进行验收并出具验收意见。
②采购合同或订单金额在学校限额以上，但未达到教育部管理的贵重仪器设备标准（40万元）的设备物资，由资产使用单位组织验收专家、资产使用单位工作人员、用户或用户指派的经办人组成验收小组，由验收小组进行验收并以验收小组名义出具验收意见。
（2）设备与实验室管理处验收：采购合同或订单金额在教育部管理的贵重仪器设备标准（40万元）及以上的设备物资，由设备与实验室管理处组织专家、用户或用户指派的经办人、设备与实验室管理处工作人员组成验收小组，由验收小组进行验收并以验收小组名义出具验收意见。
（3）仪器设备维修维保及涉密或接受捐赠的设备物资原则上由资产使用单位验收。

5.Q:资产使用单位指的是学院吗？
A:不完全正确，资产使用单位包括学校机关各部、处、室，各学院、直属系，各直属单位，产业集团，各有关科研机构等设备物资的使用单位。

6.Q:业务主管部门是哪一个部门？
A:设备与实验室管理处是学校设备物资验收的业务主管部门，具体来说就是负责对经本处审核签订的设备物资采购合同进行验收的业务主管部门。

7.Q:开箱就是验收吗？
A:不正确。开箱是验收工作的第一步，主要核对货物外观、品牌、型号、产地数量等与合同（协议书）和采购文件等是否相符。验收方式一般都应该包含以下四个环节，开箱验货，安装调试，技术质量验收，验收材料归档。

8. Q:开箱应注意哪些问题？
A:（1）到货后如无特殊原因，应尽快举行双方（进口免税货物需用户代表、供应商代表、学校委托的外贸代理公司三方）开箱验货；
（2）货物的品牌、型号、产地、数量等应与合同的配置清单和采购文件相符；
（3）货物随箱应有出厂合格证等证明材料，外包装完整，有清晰的标识；
（4）货物含有安装工程内容，或者属于定制类型的，材料进场安装前，供应商应提供相关材质的合格检测证明材料（如没有特别说明，至少应符合相关国标要求）；供应商应标时提供了制造商/代理商授权书（或货源渠道证明）的，到货后应提供货源渠道合法性证明材料；
（5）货物属于家具类的，供应商须提供本批货物的主要原材料和成品的合格检验证明材料；数量较多的家具成品须提供第三方机构出具的检验合格报告，检验报告中的检测内容需涵盖相关国标中的安全性能、力学性能等基本项目。
（6）国内货物，用户代表须对以上资料清点后，填写《中山大学国内采购设备物资开箱验货表》，与供应商代表双方签字确认。
（7）进口免税货物开箱验货需学校委托的外贸代理公司、用户代表、供应商代表三方在场，清点并填写《中山大学进口设备物资开箱验货表》。如有品牌、型号、数量、产地不符等情况，责成供应商限定时间内提供说明函，交至设备与实验室管理处设备合同管理科处理后方可进入下一步。
（8）请用户老师留存开箱验货的所有材料，届时作为技术质量验收的必备的资料。

9.Q:验收报告上的合同（协议书）编号指的是？
A:对于进口免税设备，填写《中山大学进口货物采购合同》编号；对于国内采购的设备物资，填写《中山大学国内采购合同（通用货物类）》或《中山大学国内采购合同（实验材料类）》编号。

10.Q:技术质量验收时必须邀请专家在场吗？对专家的资质要求有哪些？哪方负责邀请？
A:（1）采购合同或订单金额在学校限额以上的，均需邀请专家进行验收。采购合同或订单金额在学校限额以上的，但未达到教育部管理的贵重仪器设备标准（40万元）的设备物资，由资产使用单位组织验收专家、资产使用单位工作人员、用户或用户指派的经办人组成验收小组；采购合同或订单金额在教育部管理的贵重仪器设备标准（40万元）及以上的设备物资，由设备与实验室管理处组织专家、用户或用户指派的经办人、设备与实验室管理处工作人员组成验收小组。
验收小组组长由专家担任，验收小组进行技术质量验收并以验收小组名义出具验收意见。特别提醒，验收小组对验收结果负责。
（2）专家原则上应为非用户所在资产使用单位且熟悉该设备性能指标并具有副高及以上职称或具有同等专业水平的人员。
（3）资产使用单位验收的专家由资产使用单位负责组织；设备与实验室管理处验收的专家由设备与实验室管理处负责组织。

11.Q:技术质量验收的主要依据是采购合同（协议书）？
A:不完全正确，除采购合同（协议书）外，还应包括采购文件，特别是中标人的应标技术参数的响应说明（或技术要求/规格偏离表）。

12. Q:技术质量验收现场需重点注意事项？
A:（1）供应商必须携带法定代表人证明和法定代表人授权书原件、身份证明等有效文件到场。
（2）供应商应准备好招标时的应标书副本一份，供专家查对（如果响应文件太厚，只需要打印“实质性响应条款一览表”和“技术规格/要求偏离表”这两部分内容）。
（3）资产使用单位应准备好合同复印件，招标文件，3份《验收报告》，2份验收测试报告，开箱单等纸质文件。

13.Q:进口免税设备现场验收通过后为什么还要等验收资料整理上交后才会收到中大进出口贸易公司的尾款支付确认函通知？
A:主要针对采购合同或订单金额在学校限额以上的设备物资，由于测试的参数较多，即使现场专家确认验收通过，但验收报告和测试报告可能还需根据专家意见进行补充完善。一般要求现场验收通过后10个工作日内材料必须完整上交，资产使用单位或设备与实验室管理处收到归档材料后，需在设备与实验室管理处的设备采购执行管理系统登记验收日期，系统自动通知中大进出口贸易公司可启动支付全款或者尾款流程。

14.Q:资产使用单位在设备采购执行管理系统的审批人是谁？
A:一般为单位设备秘书，具体可咨询所在单位的党政办、设备科或者综合科。

15.Q:完整的设备物资验收材料主要包括哪些内容？
A:按验收方式分：
（1）资产使用单位验收（适用于采购合同或订单金额未达40万元的教学科研用途仪器设备或未达20万元的其他设备物资）：由资产使用单位组织用户进行验收，需提交材料包括①《中山大学设备物资验收表》②开箱验货表（含合同配置清单及签字确认）；
（2）资产使用单位验收（适用于采购合同或订单金额在20万元及以上且不足40万元的非教学科研用途仪器设备或其他设备物资）：由资产使用单位组织验收小组进行验收，需要提交材料包括①《中山大学统一采购设备物资验收报告1》②开箱验货表（含合同配置清单及签字确认）③验收测试报告④安装调试报告（可选）；
（3）设备与实验室管理处验收（适用于采购合同或订单金额在40万元及以上的设备物资）：由设备与实验室管理处组织验收小组进行验收，需要提交的材料包括①《中山大学统一采购设备物资验收报告2》②开箱验货表（含合同配置清单及签字确认）③验收测试报告④安装调试报告（可选）。

16.Q:对于进口免税设备验收通过并且已提交完整的验收材料后，用户还需注意跟进处理哪些事情？
A:（1）配合学校委托的外贸代理公司完成尾款支付事宜；（2）取得结算票据后及时办理固定资产报增手续；（3）到学校财务部门冲账。

17. Q:实验材料如何验收？
A:实验材料根据采购合同或订单金额，不足40万元由资产使用单位验收；40万元及以上由设备与实验室管理处组织验收。实验材料验收时，一般无需安排安装调试的验收环节，但合同另有约定的除外，其他验收流程、提交材料与设备验收相同。

18. Q:未达学校分散采购限额的设备物资如何验收？
A：未达学校分散采购限额的设备物资，用户和资产使用单位须按照《中山大学网上竞价采购管理实施细则》和《中山大学实验材料采购管理实施细则》有关规定及时进行验收，其中签订了采购合同的，按照合同约定方式验收，并向设备与实验室管理处提交验收材料备案。

工作网址及联系方式

设备与实验室管理处网址：https://sbc.sysu.edu.cn

设备采购执行管理系统：https:// imsel.sysu.edu.cn

设备与实验室管理处验收业务联系电话：020-84110078 / 84113162